Redirecting to default login.. FAQ – Fleetback Campus

Wie können wir Ihnen helfen?

Sie heißen nicht umsonst „Häufig gestellte Fragen“: Sie sind wahrscheinlich nicht die erste Person, die sich diese Frage stellt!
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FAQ Menü

Wie lege ich einen Benutzer an?

Voraussetzungen: Sie besitzen die Rechte eines „Händlermanagers“ in Fleetback

  • Melden Sie sich bei Ihrem Konto an
  • Klicken Sie im Menü auf „Konfiguration“
  • Klicken Sie im Untermenü „Verwaltung“ auf „Benutzer“
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Benutzer hinzufügen“
  • Geben Sie die Informationen und Rechte des Benutzers ein
  • Wählen Sie das betreffende Autohaus oder die betreffenden Autohäuser aus
  • Klicken Sie auf „Speichern“

 

Weitere Informationen finden Sie unter WebApp > Verwaltung > Konfiguration > Benutzer verwalten > Benutzer hinzufügen.

Ich habe mein Passwort vergessen/verloren

  • Melden Sie sich an: https://www.fleetback.com/login
  • Klicken Sie auf „Passwort vergessen?“
  • Geben sie Ihre E-Mail-Adresse ein
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Ich bin kein Roboter“
  • Klicken Sie auf „E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts senden“
  • Prüfen Sie Ihren Posteingang

Wie füge ich ein Gerät hinzu?

Voraussetzungen: Sie besitzen die Rechte eines „Händlermanagers“ in Fleetback

  • Melden Sie sich bei Ihrem Konto an
  • Klicken Sie im Menü auf „Konfiguration“
  • Klicken Sie im Untermenü „Konfiguration“ auf „Geräte“
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Gerät hinzufügen“
  • Wählen Sie aus, für welche Anwendung das Gerät hinzugefügt werden soll
  • Geben Sie einen Namen für das hinzuzufügende Gerät ein und klicken Sie auf „Hinzufügen“.
  • Scannen Sie den mit dem hinzuzufügenden Gerät generierten Barcode

Weitere Informationen finden Sie unter Web App > Verwaltung > Konfiguration > Benutzer verwalten > Gerät hinzufügen.

Meine Dateien werden nicht synchronisiert

Es gibt mehrere mögliche Lösungen:

  • Überprüfen Sie die Verbindung des Geräts mit dem Internet
  • Prüfen Sie, ob das Gerät auf dem neuesten Stand ist
  • Stellen Sie sicher, dass die neueste Version der Anwendung installiert ist
  • Schreiben Sie eine E-Mail an support@fleetback.com unter Angabe der folgenden Informationen:
    • Autohaus
    • Name des Geräts
    • Blockierte(n) Datei(en)

Anwendung im Hintergrund

Es wird empfohlen, die Anwendung vor der Synchronisierung nicht zu schließen, da einige Geräte die Synchronisation im Hintergrund blockieren.

Meine Verbindung wird in der Web-App getrennt

Dies kann durch eine instabile Internetverbindung verursacht werden. Wenn dies häufig der Fall ist, wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung.

Kann ich mein persönliches Gerät benutzen?

Ja:

  • Die Vorgänge werden nicht auf dem Gerät gespeichert
  • Vorgänge werden nicht mit Ihren persönlichen Daten gesendet (außer beim Teilen von Dateien)

Weitere Informationen finden Sie unter Mobile App > Verlauf > Teilen einer Datei

Wie kann ich mich an den Support wenden?

  • Dank unserem Kontaktformular
  • Indem Sie uns eine E-Mail an support@fleetback.com schreiben
  • Oder wenn Sie es eilig haben: telfonisch, unter der +32 2 80 80 828 (beachten Sie, dass dies eine belgische Nummer ist. Vergessen Sie nicht die Ländervorwahl +32).

Kann ich eine Datei an mehrere Personen senden?

Derzeit ist es nicht möglich, einen Vorgang gleichzeitig an mehrere Personen zu senden. Sie können Ihre Datei jedoch duplizieren und an verschiedene Personen senden oder den Link teilen und ihn an verschiedene Personen weiterleiten.

Was kann ich mit meinem Fleetback-Profil machen?

Hier sind die verschiedenen in Fleetback verfügbaren Rollen zusammen mit ihren Rechten aufgelistet:

Händlermanager

  • Hat Zugriff auf die verschiedenen Konfigurationsmenüs der Anwendung
  • Hat Zugriff auf die verschiedenen Statistikmenüs der Anwendung

 

Back Office

  • Meldet sich unter https://www.fleetback.com/login an
  • Erzeugt einen neuen Vorgang
  • Sendet einen in der mobilen App erstellten Vorgang
  • Zeigt den Vorgangsverlauf an
  • Hat Zugriff auf die CRM/Kunden-Funktionen

 

Verkäufer

  • Meldet sich unter https://www.fleetback.com/login an
  • Erzeugt einen neuen Vorgang im Verkaufsmodus
  • Sendet einen in der mobilen App erstellten Vorgang
  • Betrachtet den Vorgangsverlauf im Verkaufsmodus
  • Verwendet die App im Verkaufsmodus

 

Techniker

  • Verwendet die App im After-Sales-Modus

 

Prüfer

  • Verwendet die Oditoo-App

 

Prüfungsleiter

Welche Statistiken kann ich einsehen?

  • Durchschnittliche Anzahl von Fotos pro Vorgang
  • Durchschnittliche Anzahl von Videos pro Vorgang
  • Vorgeschlagener Betrag
  • Akzeptierter Betrag
  • Einnahmenquote
  • Durchschnittlicher Warenkorb
  • Umrechnungskurs
  • Status der Vorgänge
  • Top Mitarbeiter

Weitere Informationen finden Sie unter Web App > Verwaltung > Statistiken

Was muss ich vor dem Senden einer Datei überprüfen?

Es wird Folgendes empfohlen:

  • Überprüfen Sie die Kontaktinformationen Ihres Kunden
  • Überprüfen Sie die Fahrzeuginformationen
  • Überprüfen Sie Ihre Nachricht
  • Überprüfen Sie Ihre importierten Angebote und Ihr Fleetback-Angebot
  • Verwenden Sie die Funktion „Vorschau“, um die endgültige Vorgangsbescheinigung einzusehen, die Ihr Kunde erhalten wird.

Tipps zum Aufnehmen von Fotos oder Videos

Vorher:

  • Entsperren Sie die Ausrichtung Ihres Geräts
  • Halten Sie Ihr Gerät im Querformat

 

Währenddessen:

  • Beginnen Sie bei einem Vorgang im After-Sales-Modus mit dem Filmen des Nummernschilds (zum Identifizieren des Fahrzeugs)
  • Deaktivieren Sie den Ton, wenn Sie ihn nicht benötigen
  • Verwenden Sie den Blitz mit Bedacht, da er auf Metallteilen reflektiert werden kann

 

Danach:

  • Spielen Sie Ihr Video ab oder sehen Sie sich Ihre Fotos an, bevor Sie den Vorgang senden

Wie füge ich meinem Autohaus eine Marke hinzu?

Sie können unser Support-Team kontaktieren, um eine neue Marke für Ihr Autohaus anzufordern.

Wie kann ich In-App- und Browser-Benachrichtigungen zulassen?

Wenn Sie Fleetback in Ihrem Browser öffnen, erscheint ein Autorisierungsfenster am oberen Rand Ihres Bildschirms.

Klicken Sie auf „Zulassen“, um Benachrichtigungen (z.B. Chat-Benachrichtigungen) zu aktivieren.

Sie erhalten nun In-App- und Browser-Benachrichtigungen.

Sie können die Benachrichtigungen auch jederzeit manuell aktivieren, indem Sie auf das Vorhängeschloss-Symbol Ihres Browsers klicken und „Benachrichtigungen zulassen“ auswählen.

Kurzvorstellung von Fleetback

Die Fleetback App ist eine Web- und Mobile-App, mit der Händler transparent und flexibel mit ihren Kunden über Fotos und Videos kommunizieren können, die per SMS und E-Mail gesendet werden.

 

Ziele

Fleetback bietet moderne und einfache digitale Lösungen, die es Autohäusern ermöglichen:

  • Ihre Leistung zu verbessern
  • Zeit zu sparen
  • Verkäufe steigern
  • Die Kundenbeziehung und das Kundenerlebnis zu verbessern

 

Durch den Einsatz von Fleetback können Autohäuser ihren Kunden Folgendes bieten:

  • Personalisierte Videobotschaften, die erklären, was mit ihrem Auto los ist
  • Eine Checkliste zur Freigabe der Arbeiten, die an ihrem Fahrzeug durchgeführt werden sollen
  • Einen kompletten Überblick und Status ihres Fahrzeugs
  • Volles Vertrauen und Transparenz mit ihren Händlern

Anwendungsbeispiele

Einige Beispiele für Anwendungsfälle:

  • Beantwortung einer Kundenfrage zu einem zu verkaufenden Fahrzeug (Gebrauchtwagen oder Neuwagen)
  • Einem Interessenten ein Video des Fahrzeugs senden, für das er sich interessiert
  • Erläutern der an einem Fahrzeug durchgeführten Arbeiten
  • Empfehlen von zusätzlichen Arbeiten
  • Freigabe der Arbeiten und des Angebots online
  • Reduzieren der Zeit, die am Telefon verbracht wird
  • Verbesserung der internen Kommunikation
  • Vollständige und transparente Nachverfolgung

Komponente

Mobile App

  • Identifizierung des Vorgangs
  • Aufnahme von Videos/Fotos
  • Checkliste
  • Senden an den Kunden/Empfang

 

Kundenseite

  • Einsehen des Vorgangs
  • Genehmigung zusätzlicher Arbeiten
  • Händlerbewertung

 

Back Office (Web App / Desktop)

  • Einsehen des Vorgangs
  • Daten bearbeiten
  • An den Kunden senden
  • Statistiken

Herunterladen der App

Zuallererst

  • Stellen Sie sicher, dass Sie mit dem Internet verbunden sind
  • Stellen Sie sicher, dass das Gerät über die neuesten verfügbaren Updates verfügt (Einstellungen > Allgemein > Software-Update)
  • Vergewissern Sie sich, dass Sie über ein iTunes- oder Google-Play-Konto verfügen

 

App Store

Besuchen Sie den Apple App Store oder den Google Play Store und suchen Sie nach „Fleetback“. Wählen Sie die von „ARHS Spikeseed“ veröffentlichte Anwendung aus und installieren Sie sie.

Konfiguration der App

Erster Start der App

Suchen Sie unter Ihren installierten Apps nach der App „Fleetback App“ oder klicken Sie nach dem Herunterladen der App aus dem Apple Store oder Google Play Store direkt auf „Öffnen“. Starten Sie die App.

 

Hinzufügen des neuen Geräts im Back Office (Web App/Desktop)

Bitte wenden Sie sich an die Person, die die Rolle des „Autohausadministrators“ in Fleetback hat.

Weitere Informationen finden Sie unter Web App > Verwaltung > Gerät hinzufügen

 

Koppeln der App

Kehren Sie zu Ihrer Fleetback-App zurück. Sie können jetzt auf „Scannen“ klicken. Erlauben Sie der App den Zugriff auf die Kamera Ihres Mobilgeräts.

Scannen Sie dann den im vorherigen Schritt generierten QR-Code und stellen Sie sicher, dass das Objektiv Ihrer Kamera auf den QR-Code ausgerichtet ist.

Ihre App ist jetzt mit Ihrem Autohaus gekoppelt!

Vorstellung der Menüs

Hauptmenü

Neu

Im Menü „Neu“ haben Sie die Möglichkeit, einen neuen Fleetback-Vorgang zu erstellen. Geben Sie dazu eine Datei-Identifikationsnummer ein. Sie können eine Kennung auch als Barcode scannen.

 

Vorgänge (Verlauf)

Im Menü „Vorgänge“ können Sie auf den Verlauf der in Ihrem Autohaus erstellten Vorgänge zugreifen. Sie sind nach Erstellungsdatum sortiert, vom neuesten bis zum ältesten.

Zusätzlich wird die Vorgangskategorie durch fünf verschiedene Logos angezeigt, die den in den beiden Module verfügbaren Nutzungsmodi entsprechen. Der Modus „After-Sales“ umfasst drei Module: „Mechanik“, „Karosserie“ und „Garantie“. Der Modus „Verkauf“ umfasst zwei Module: „Stock GW“ oder „Direktnachricht“.

Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt: Mobile App > After-Sales-Modus > Die drei Module

Am oberen Rand des Bildschirms steht auch eine Suchleiste zur Verfügung, in der Sie über die von Ihnen gescannte Datei-Identifikationsnummer oder über ein beliebiges anderes in die Felder des Vorgangs eingegebenes Schlüsselwort nach einem Vorgang suchen können.

 

Einstellungen

Im Menü „Einstellungen“ können Sie Informationen zu Ihrer Anwendung ansehen und die Sprache oder den Modus ändern.

 

Version

Sie können die Version der von Ihnen aktuell verwendeten Fleetback-App überprüfen.

 

Kennung

Die Kennung entspricht dem Namen, der Ihrem mobilen Gerät bei der Kopplung mit dem Autohaus zugewiesen wurde

Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt: Mobile App > Schnellstart > Konfigurieren > Koppeln der Anwendung

 

Koppeln des Geräts

Das Untermenü „Verbunden mit“ zeigt den Namen des Autohauses an, das mithilfe der Fleetback-App mit Ihrem Mobilgerät gekoppelt wurde.

 

Modus (Verkauf / After-Sales)

Die zwei verfügbaren Module sind „After-Sales“ und „Verkauf“. Die Fähigkeit zur Aktivierung dieser Module hängt vom Administrator Ihres Autohauses ab.

Wenn Sie auf jeden dieser Module zugreifen können, können Sie auf den aktuellen Verwendungsmodus klicken und dann den gewünschten Modus auswählen.

Weitere Informationen zum Verkaufsmodus finden Sie unter Mobile App > Verkaufsmodus

Weitere Informationen zum After-Sales-Modus finden Sie unter Mobile App > After-Sales-Modus

 

Sprache

Hier können Sie aus den vielen für die Fleetback-App verfügbaren Sprachen Ihre gewünschte Sprache auswählen.

Stand Mai 2021 ist Fleetback verfügbar auf:

  • Englisch
  • Französisch
  • Deutsch
  • Niederländisch
  • Spanisch
  • Italienisch
  • Portugiesisch
  • Schwedisch
  • Norwegisch

WLAN / 3G- / 4G-Verbindung

Die Internet-Verbindung wird benötigt für:

  • Erster Start der Anwendung
  • Senden von Vorgängen an das Back Office
  • Neue Konfiguration aus dem Back Office abrufen

Ohne Internetverbindung:

  • Ein oder mehrere Vorgänge können durchgeführt werden
  • Das Senden an das Back Office erfolgt, wenn die Verbindung erneut hergestellt wurde

Die Benutzung einer Anwendung außerhalb des Autohauses ist dann möglich, die Synchronisierung findet jedoch erst statt, wenn Sie erneut eine Internetverbindung haben.

So verhindern Sie die Verwendung von Mobilfunkdaten für die App: Einstellungen > Mobilfunkdaten > Fleetback (nur für iPhone)

Die drei Module

Wenn Sie die Fleetback-App im Modus „After-Sales“ verwenden, haben Sie nach dem Erstellen eines neuen Vorgangs Zugriff auf drei Module.

Mit den Module „Mechanik“ und „Karosserie“ können Sie eine Fahrzeugübersicht erstellen und mit Ihren Kunden über die an ihrem Fahrzeug zu erledigenden Arbeiten kommunizieren.

Mit dem Modul „Garantie“ können Sie relevante Elemente in einer Garantiedatei speichern, um diese direkt oder später mit einem Fachmann (Experten, Versicherer usw.) zu kommunizieren.

Einen Vorgang anlegen (Mechanik/Karosserie)

Manuelle Identifikation oder per Scan

Im Menü „Neu“ haben Sie die Möglichkeit, einen neuen Fleetback-Vorgang zu erstellen. Geben Sie dazu eine Datei-Identifikationsnummer ein (z. B. Retourennummer, Nummernschild oder Kundenname).

Sie können auch eine Kennung scannen (z. B. den Barcode eines Arbeitsblatts oder einen QR-Code).

Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche „Scannen“.

Die Kamerafunktion Ihres Mobilgeräts wird dann aktiviert und Sie können den gewünschten Code scannen.

 

Auswahl des Moduls

Wählen Sie die Art des Vorgangs, den Sie erstellen möchten: „Mechanik“ oder „Karosserie“.

Siehe Mobile App > After-Sales-Modus > Die drei Module

 

Marke

Sie können jetzt die Marke des Herstellers auswählen, die dem vom Vorgang betroffenen Fahrzeug entspricht. Dadurch wird eine Kundenseite generiert, die der visuellen Identität der Marke entspricht.

 

Empfehlungen

Sie haben dann Zugriff auf eine von Ihrem Autohausadministrator vordefinierte Liste mit Empfehlungen. Sie können eine Empfehlung auswählen, indem Sie darauf klicken. Die betreffende Zeile wird orange und zeigt den Status „Empfohlen“ an.

Wenn Sie den Kunden darüber informieren möchten, dass Arbeiten am Fahrzeug dringend ausgeführt werden müssen, klicken Sie ein zweites Mal auf die Empfehlung. Die gesamte Zeile wird dann rot und zeigt den Status „Dringend“ an.

Um Ihre Auswahl einer Empfehlung abzubrechen, klicken Sie ein drittes Mal darauf.

Sie können auch in der Suchleiste/Lupe nach einer Empfehlung „suchen“.

Um eine Empfehlung hinzuzufügen, die nicht in der Liste enthalten ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „+“ (unter iOS)/oder auf „Element hinzufügen“ (unter Android).

Ein Freitextfeld wird angezeigt, in dem Sie Ihre benutzerdefinierte Empfehlung angeben können.

Es gibt keine Einschränkung hinsichtlich der Anzahl der auswählbaren Empfehlungen.

Wenn Sie alle gewünschten Empfehlungen ausgewählt haben, klicken Sie auf „Weiter“.

 

Medienaufnahme

Sie können nun Medien (Fotos oder Videos) zu Ihrer Empfehlung hinzufügen. Wenn Sie auf „Neues Foto“ klicken, wird Ihre Kamera-App automatisch im Fotomodus geöffnet. Wenn Sie auf „Neues Video“ klicken, wird Ihre Kamera-App automatisch im Videomodus geöffnet.

Die Autorisierung des Mikrofons und der Kamera ist für den ersten Start erforderlich.

Sie können jetzt ein erläuterndes Video zum Problem des Fahrzeugs aufnehmen. Sie können auch Bilder aufnehmen, indem Sie auf die Schaltfläche „Bild“ klicken.

Um optimale Ergebnisse zu erzielen, empfiehlt Fleetback, dass Sie immer im Querformat filmen oder Schnappschüsse machen. Sobald Ihre Medienobjekte gespeichert sind, klicken Sie auf das Symbol mit einem „X“ oben rechts.

Um alle Kameraoptionen in der mobilen App anzuzeigen, lesen Sie den folgenden Abschnitt: Mobile App > Medien

 

Galerie

Sie haben die Möglichkeit, Ihre aktuellen Medienelemente zu bearbeiten und zu löschen, sowie sie privat oder öffentlich zu machen. Sie können auch Medien hinzufügen, indem Sie auf „Neues Bild“ oder „Neues Video“ klicken.

Wenn Sie mit Ihren Medienelementen zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Um alle Kameraoptionen in der mobilen App anzuzeigen, lesen Sie den folgenden Abschnitt: Mobile App > Medien

 

Interne Nachricht

Sie können eine interne Nachricht mit oder ohne Video hinterlassen. Sie können auch auf „Kontaktieren Sie mich“ klicken, um Ihren Kollegen mitzuteilen, dass sie Sie kontaktieren sollen.

 

Zusammenfassung

Sie befinden sich in der Endphase der Erstellung eines mobilen Vorgangs.

Auf der Zusammenfassungsseite werden die Anzahl der ausgewählten Empfehlungen und der Gesamtpreis angezeigt, sofern verfügbar.

 

Vorgeschlagener Betrag

Dies ist der Gesamtpreis für die in den „Empfehlungen“ vorgeschlagene Arbeit. Wird kein Preis eingegeben, muss der Rechnungssteller den Preis manuell festlegen.

 

Nutzer

Wählen Sie Ihren Namen aus dem Dropdown-Menü, indem Sie auf das Kästchen klicken.

 

Beauftragter

Wenn Sie den Vorgang einem Kollegen beauftragen wollen, können Sie diesen in der Liste auswählen. Die Liste wird erweitert, wenn Sie auf das Feld klicken.

 

Zeit für eine Antwort

Dies ist eine Frist für eine erwartete Antwort. Sie können sie aktivieren oder nicht. Dies gibt dem Kunden die Reaktionsfrist an, damit die erforderlichen Arbeiten ausgeführt werden können, sodass das Fahrzeug zum ursprünglich geplanten Zeitpunkt zurückgegeben wird.

Klicken Sie auf die aktuell angezeigte Zeit und wählen Sie die gewünschte Zeit aus.

 

Der Kunde wartet im Autohaus

Wenn Ihr Kunde bereits im Autohaus ist, können Sie Ihr Team per Klick auf das Feld informieren.

 

Fertig

Dies wird verwendet, um den Vorgang zu erstellen und ihn in der Webanwendung Ihres Autohauses zu synchronisieren, wo der Verantwortliche ihn dann abschließen und an den Kunden senden kann.

Es wird empfohlen, die Anwendung vor der Synchronisierung nicht zu schließen, da einige Geräte die Synchronisation im Hintergrund blockieren.

Dieser Vorgang kann abhängig von der verfügbaren Bandbreite in Ihrem Internet-Netzwerk und der Anzahl der aufgenommenen Videos und Fotos einige Sekunden dauern.

Der Fortschrittsstatus wird oben auf Ihrem Bildschirm oder im Menü „Vorgänge“ angezeigt (nur auf dem iPhone).

Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt: Web App > After-Sales > Vorgang erstellen/bearbeiten (Mechanik/Karosserie/Garantie).

Einen Vorgang anlegen (Garantie)

Der Vorgang ist derselbe wie beim Erstellen eines zuvor beschriebenen Vorgangs für „Mechanik/Karosserie“. In diesem Modul „Garantie“ gibt es jedoch einen Unterschied: die „Empfehlungsliste“ ist in diesem Modul nicht verfügbar

Hier sind alle Schritte zum Erstellen eines Garantieeingriffs aufgeführt:

 

Manuelle Identifikation oder per Scan

Im Menü „Neu“ haben Sie die Möglichkeit, einen neuen Fleetback-Vorgang zu erstellen. Geben Sie dazu eine Datei-Identifikationsnummer ein (z. B. Retourennummer, Nummernschild oder Kundenname).

Sie können auch eine Kennung scannen (z. B. den Barcode eines Arbeitsblatts oder einen QR-Code).

Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche „Scannen“.

Die Kamerafunktion Ihres Mobilgeräts wird dann aktiviert und Sie können den gewünschten Code scannen.

 

Auswahl des Moduls

Wählen Sie die Art des Vorgangs, den Sie erstellen möchten: „Mechanik“ oder „Karosserie“.

Siehe Mobile App > After-Sales-Modus > Die drei Module

 

Marke

Sie können jetzt die Marke des Herstellers auswählen, die dem vom Vorgang betroffenen Fahrzeug entspricht. Dadurch wird eine Kundenseite generiert, die der visuellen Identität der Marke entspricht.

 

Medienaufnahme

Sie können nun Medien (Fotos oder Videos) zu Ihrer Empfehlung hinzufügen. Wenn Sie auf „Neues Foto“ klicken, wird Ihre Kamera-App automatisch im Fotomodus geöffnet. Wenn Sie auf „Neues Video“ klicken, wird Ihre Kamera-App automatisch im Videomodus geöffnet.

Die Autorisierung des Mikrofons und der Kamera ist für den ersten Start erforderlich.

Sie können jetzt ein erläuterndes Video zum Problem des Fahrzeugs aufnehmen. Sie können auch Bilder aufnehmen, indem Sie auf die Schaltfläche „Bild“ klicken.

Um optimale Ergebnisse zu erzielen, empfiehlt Fleetback, dass Sie immer im Querformat filmen oder Schnappschüsse machen. Sobald Ihre Medienobjekte gespeichert sind, klicken Sie auf das Symbol mit einem „X“ oben rechts.

Um alle Kameraoptionen in der mobilen App anzuzeigen, lesen Sie den folgenden Abschnitt: Mobile App > Medien

 

Galerie

Sie haben die Möglichkeit, Ihre aktuellen Medienelemente zu bearbeiten und zu löschen, sowie sie privat oder öffentlich zu machen. Sie können auch Medien hinzufügen, indem Sie auf „Neues Bild“ oder „Neues Video“ klicken.

Wenn Sie mit Ihren Medienelementen zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Um alle Kameraoptionen in der mobilen App anzuzeigen, lesen Sie den folgenden Abschnitt: Mobile App > Medien

 

Interne Nachricht

Sie können eine interne Nachricht mit oder ohne Video hinterlassen. Sie können auch auf „Kontaktieren Sie mich“ klicken, um Ihren Kollegen mitzuteilen, dass sie Sie kontaktieren sollen.

 

Zusammenfassung

Sie befinden sich in der Endphase der Erstellung eines mobilen Vorgangs.

Auf der Zusammenfassungsseite werden die Anzahl der ausgewählten Empfehlungen und der Gesamtpreis angezeigt, sofern verfügbar.

 

Vorgeschlagener Betrag

Dies ist der Gesamtpreis für die in den „Empfehlungen“ vorgeschlagene Arbeit. Wird kein Preis eingegeben, muss der Rechnungssteller den Preis manuell festlegen.

 

Nutzer

Wählen Sie Ihren Namen aus dem Dropdown-Menü, indem Sie auf das Kästchen klicken.

 

Beauftragter

Wenn Sie den Vorgang einem Kollegen beauftragen wollen, können Sie diesen in der Liste auswählen. Die Liste wird erweitert, wenn Sie auf das Feld klicken.

 

Zeit für eine Antwort

Dies ist eine Frist für eine erwartete Antwort. Sie können sie aktivieren oder nicht. Dies gibt dem Kunden die Reaktionsfrist an, damit die erforderlichen Arbeiten ausgeführt werden können, sodass das Fahrzeug zum ursprünglich geplanten Zeitpunkt zurückgegeben wird.

Klicken Sie auf die aktuell angezeigte Zeit und wählen Sie die gewünschte Zeit aus.

 

Der Kunde wartet im Autohaus

Wenn Ihr Kunde bereits im Autohaus ist, können Sie Ihr Team per Klick auf das Feld informieren.

 

Fertig

Dies wird verwendet, um den Vorgang zu erstellen und ihn in der Webanwendung Ihres Autohauses zu synchronisieren, wo der Verantwortliche ihn dann abschließen und an den Kunden senden kann.

Es wird empfohlen, die Anwendung vor der Synchronisierung nicht zu schließen, da einige Geräte die Synchronisation im Hintergrund blockieren.

Dieser Vorgang kann abhängig von der verfügbaren Bandbreite in Ihrem Internet-Netzwerk und der Anzahl der aufgenommenen Videos und Fotos einige Sekunden dauern.

Der Fortschrittsstatus wird oben auf Ihrem Bildschirm oder im Menü „Vorgänge“ angezeigt (nur auf dem iPhone).

Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt: Web App > After-Sales > Vorgang erstellen/bearbeiten (Mechanik/Karosserie/Garantie).

Die zwei Module

Wenn Sie die Fleetback-App im Modus „Verkauf“ verwenden, haben Sie nach dem Erstellen eines neuen Vorgangs Zugriff auf zwei Module.

Sie können eines der beiden Module auswählen:

  • Das Modul „Stock GW“ dient unter anderem dazu, „generische“ Dateien zu erstellen, die von verschiedenen Vertriebsmitarbeitern in Ihrer Gruppe verwendet werden können. Dazu gehören Tutorials, Fahrzeugpräsentationen, Einladungen zu Veranstaltungen und vieles mehr. Um eine Datei an einen Kunden zu senden, duplizieren Sie sie einfach und wandeln Sie sie in eine „Direktnachricht“ um.

Weitere Informationen finden Sie unter Mobile App > Verkaufsmodus > Erstellen eines Vorgangs vom Typ „Stock GW“

  • Das Modul „Direktnachricht“ ist für Marketingzwecke vorgesehen und verfolgt den Zweck, ein Fahrzeug für einen bestimmten Interessenten im Rahmen einer personalisierten und direkten Kommunikation mit dem Kunden hervorzuheben.

Weitere Informationen finden Sie unter Mobile App > Verkaufsmodus > Erstellen eines Vorgangs vom Typ „Direktnachricht“

Erstellen eines Vorgangs vom Typ „Stock GW“

Der Vorgang ähnelt dem Modus „After-Sales“.

Bitte beachten Sie den folgenden Abschnitt: Mobile App > After-Sales > Vorgang erstellen

Die einzigen Unterschiede im Verkaufsmodul sind die Folgenden:

  • Die Wahl des Moduls „Stock GW“ oder „Direktnachricht“ hängt von der Art des Vorgangs ab, den Sie erstellen möchten.
  • Die Fahrzeuginformationen sind nur im Modul „Stock GW“ auszufüllen
  • Die Option „Direktes Senden“ ist nur im Modul „Direktnachricht“ verfügbar

Hier sind alle Schritte zum Erstellen eines Vorgangs vom Typ „Stock GW“ aufgeführt:

 

Manuelle Identifikation oder per Scan

Im Menü „Neu“ haben Sie die Möglichkeit, einen neuen Fleetback-Vorgang zu erstellen. Geben Sie dazu eine Datei-Identifikationsnummer ein (z. B. Retourennummer, Nummernschild oder Kundenname).

Sie können auch eine Kennung scannen (z. B. den Barcode eines Arbeitsblatts oder einen QR-Code).

Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche „Scannen“.

Die Kamerafunktion Ihres Mobilgeräts wird dann aktiviert und Sie können den gewünschten Code scannen.

 

Auswahl des Moduls

Wählen Sie das Modul „Stock GW“.

Weitere Informationen zu den Modulen finden Sie im folgenden Abschnitt: Mobile App > Verkaufsmodus > Die zwei Module

 

Marke

Sie können jetzt die Marke des Herstellers auswählen, die dem vom Vorgang betroffenen Fahrzeug entspricht. Dadurch wird eine Kundenseite generiert, die der visuellen Identität der Marke entspricht.

 

Fahrzeuginformationen

Geben Sie die Informationen des Fahrzeugs ein, das Sie registrieren möchten.

 

Medienaufnahme

Sie können nun Medien (Fotos oder Videos) zu Ihrer Empfehlung hinzufügen. Wenn Sie auf „Neues Foto“ klicken, wird Ihre Kamera-App automatisch im Fotomodus geöffnet. Wenn Sie auf „Neues Video“ klicken, wird Ihre Kamera-App automatisch im Videomodus geöffnet.

Die Autorisierung des Mikrofons und der Kamera ist für den ersten Start erforderlich.

Sie können jetzt ein erläuterndes Video zum Problem des Fahrzeugs aufnehmen. Sie können auch Bilder aufnehmen, indem Sie auf die Schaltfläche „Bild“ klicken.

Um optimale Ergebnisse zu erzielen, empfiehlt Fleetback, dass Sie immer im Querformat filmen oder Schnappschüsse machen. Sobald Ihre Medienobjekte gespeichert sind, klicken Sie auf das Symbol mit einem „X“ oben rechts.

Um alle Kameraoptionen in der mobilen App anzuzeigen, lesen Sie den folgenden Abschnitt: Mobile App > Medien

 

Zusammenfassung

Sie haben den letzten Schritt zum Erstellen eines mobilen Vorgangs erreicht: die Seite „Zusammenfassung“

 

Nutzer

Wählen Sie Ihren Namen aus dem Dropdown-Menü, indem Sie auf das Kästchen klicken.

 

Beauftragter

Wenn Sie den Vorgang einem Kollegen beauftragen wollen, können Sie diesen in der Liste auswählen. Die Liste wird erweitert, wenn Sie auf das Feld klicken.

 

Fertig

Dies wird verwendet, um den Vorgang zu erstellen und ihn in der Webanwendung Ihres Autohauses zu synchronisieren, wo der Verantwortliche ihn dann abschließen und an den Kunden senden kann.

Es wird empfohlen, die Anwendung vor der Synchronisierung nicht zu schließen, da einige Geräte die Synchronisation im Hintergrund blockieren.

Dieser Vorgang kann abhängig von der verfügbaren Bandbreite in Ihrem Internet-Netzwerk und der Anzahl der aufgenommenen Videos und Fotos einige Sekunden dauern.

Der Fortschrittsstatus wird oben auf Ihrem Bildschirm oder im Menü „Vorgänge“ angezeigt (nur auf dem iPhone).

Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt: Web App > Sales > Erstellen eines Vorgangs vom Typ „Stock GW“.

Erstellen eines Vorgangs vom Typ „Direktnachricht“

Der Vorgang ähnelt dem Modus „After-Sales“.

Bitte beachten Sie den folgenden Abschnitt: Mobile App > After-Sales > Vorgang erstellen

Die einzigen Unterschiede im Verkaufsmodul sind die Folgenden:

  • Die Wahl des Moduls „Stock GW“ oder „Direktnachricht“ hängt von der Art des Vorgangs ab, den Sie erstellen möchten.
  • Die Fahrzeuginformationen sind nur im Modul „Stock GW“ auszufüllen
  • Die Option „Direktes Senden“ ist nur im Modul „Direktnachricht“ verfügbar

Hier sind alle Schritte zum Erstellen eines Vorgangs vom Typ „Direktnachricht“ aufgeführt:

 

Manuelle Identifikation oder per Scan

Im Menü „Neu“ haben Sie die Möglichkeit, einen neuen Fleetback-Vorgang zu erstellen. Geben Sie dazu eine Datei-Identifikationsnummer ein (z. B. Retourennummer, Nummernschild oder Kundenname).

Sie können auch eine Kennung scannen (z. B. den Barcode eines Arbeitsblatts oder einen QR-Code).

Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche „Scannen“.

Die Kamerafunktion Ihres Mobilgeräts wird dann aktiviert und Sie können den gewünschten Code scannen.

 

Auswahl des Moduls

Wählen Sie das Modul „Direktnachricht“.

Weitere Informationen zu den Modulen finden Sie im folgenden Abschnitt: Mobile App > Verkaufsmodus > Die zwei Module

 

Marke

Sie können jetzt die Marke des Herstellers auswählen, die dem vom Vorgang betroffenen Fahrzeug entspricht. Dadurch wird eine Kundenseite generiert, die der visuellen Identität der Marke entspricht.

 

Fahrzeuginformationen

Geben Sie die Informationen des Fahrzeugs ein, das Sie registrieren möchten.

 

Medienaufnahme

Sie können nun Medien (Fotos oder Videos) zu Ihrer Empfehlung hinzufügen. Wenn Sie auf „Neues Foto“ klicken, wird Ihre Kamera-App automatisch im Fotomodus geöffnet. Wenn Sie auf „Neues Video“ klicken, wird Ihre Kamera-App automatisch im Videomodus geöffnet.

Die Autorisierung des Mikrofons und der Kamera ist für den ersten Start erforderlich.

Sie können jetzt ein erläuterndes Video zum Problem des Fahrzeugs aufnehmen. Sie können auch Bilder aufnehmen, indem Sie auf die Schaltfläche „Bild“ klicken.

Um optimale Ergebnisse zu erzielen, empfiehlt Fleetback, dass Sie immer im Querformat filmen oder Schnappschüsse machen. Sobald Ihre Medienobjekte gespeichert sind, klicken Sie auf das Symbol mit einem „X“ oben rechts.

Um alle Kameraoptionen in der mobilen App anzuzeigen, lesen Sie den folgenden Abschnitt: Mobile App > Medien

 

Zusammenfassung

Sie haben den letzten Schritt zum Erstellen eines mobilen Vorgangs erreicht: die Seite „Zusammenfassung“

 

Nutzer

Wählen Sie Ihren Namen aus dem Dropdown-Menü, indem Sie auf das Kästchen klicken.

 

Beauftragter

Wenn Sie den Vorgang einem Kollegen beauftragen wollen, können Sie diesen in der Liste auswählen. Die Liste wird erweitert, wenn Sie auf das Feld klicken.

 

Fertig

Dies wird verwendet, um den Vorgang zu erstellen und ihn in der Webanwendung Ihres Autohauses zu synchronisieren, wo der Verantwortliche ihn dann abschließen und an den Kunden senden kann.

Es wird empfohlen, die Anwendung vor der Synchronisierung nicht zu schließen, da einige Geräte die Synchronisation im Hintergrund blockieren.

Dieser Vorgang kann abhängig von der verfügbaren Bandbreite in Ihrem Internet-Netzwerk und der Anzahl der aufgenommenen Videos und Fotos einige Sekunden dauern.

Der Fortschrittsstatus wird oben auf Ihrem Bildschirm oder im Menü „Vorgänge“ angezeigt (nur auf dem iPhone).

Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt: Web App > Sales > Erstellen eines Vorgangs vom Typ „Direktnachricht“.

Kamera: Optionen

Erlaubnis

Beim ersten Start wird eine Zugriffsanfrage auf das Mikrofon gestellt.

 

Video- / Foto-Modus

Sobald die Art des Vorgangs ausgewählt wurde, wird die Kamerafunktion Ihres Handys automatisch im Videomodus aktiviert.

Sie können jetzt ein beschreibendes Video und/oder ein Marketing-Video des betreffenden Fahrzeugs aufnehmen.

Auf dem schwarzen Banner werden drei Schaltflächen angezeigt. Durch Klicken auf „Bild“ wechseln Sie in den Fotomodus. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche „Video“, um den Modus „Bild“ zu deaktivieren. Eine Meldung zeigt an, in welchem ​​Modus Sie sich befinden.

 

Privater / Öffentlicher Modus

In einer Meldung wird angezeigt, in welchem ​​Modus Sie sich befinden. Der private Modus wird verwendet, um Dateien (Fotos/Videos) für den internen Gebrauch hinzuzufügen, ohne sie an den Kunden zu senden.

Sie können auf die Schaltfläche „privat“ klicken, um den Modus zu aktivieren oder zu deaktivieren.

 

Der Blitz

Mit der Schaltfläche für Blitz auf „Ja“ wird der Blitz Ihres mobilen Geräts dauerhaft aktiviert (sofern auf Ihrem Gerät verfügbar). Zum Deaktivieren klicken Sie erneut auf die Schaltfläche für Blitz „Ja“.

Achtung: Im Videomodus kann das Licht nach dem Beginn der Aufnahme nicht mehr ein- oder ausgeschaltet werden. Sie müssen auf die Schaltfläche klicken, bevor Sie mit der Aufnahme beginnen.

 

Ton

Durch Klicken auf die Mikrofon-Schaltfläche können Sie den Ton für das Video deaktivieren/aktivieren. Das Mikrofon ist bei Deaktivierung durchgestrichen.

Achtung: Im Videomodus ist es nicht möglich, das Mikrofon nach Beginn der Aufnahme zu aktivieren oder zu deaktivieren. Sie müssen vor dem Beginn der Aufnahme auf die Schaltfläche klicken.

 

Vordere / Hintere Kamera

Mit der Kameraumkehrungsschaltfläche (sofern auf Ihrem Gerät verfügbar) können Sie mit der Frontkamera (Selfie) filmen oder ein Bild aufnehmen. Drücken Sie die Kameraumkehrschaltfläche, um in den hinteren Kameramodus zu wechseln.

 

Aufnahme von Fotos / Videos

Wenn Sie Ihre Optionen ausgewählt haben, drücken Sie die rote Taste, um die Videoaufnahme zu starten oder ein Bild zu schießen, wenn Sie sich im Bildmodus befinden. Zum Beenden Ihres Videos klicken Sie auf die gleiche rote Schaltfläche.

Es werden jeweils die Benachrichtigungen „Bild gespeichert“ oder „Video gespeichert“ angezeigt.

Klicken Sie auf das Symbol mit einem „X“ oben rechts, um sie anzusehen.

Medienbearbeitung

Sie haben die Möglichkeit, Medien hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen.

Wenn Sie den Kameramodus verlassen, indem Sie auf das Symbol mit einem „X“ klicken, wechseln Sie in den Modus „Medien“, in dem Sie die aufgenommenen Fotos/Videos sehen können.

Durch das Klicken auf ein Bild oder Video wird das Bearbeitungsmenü geöffnet.

 

Privat / Öffentlich

Hier können Sie den Modus „Privat“ oder „Öffentlich“ des Bildes oder Videos durch Klicken auf das Vorhängeschloss ändern.

  • Das geschlossene Vorhängeschloss bedeutet, dass das Bild oder Video privat ist (es ist nur intern im Vorgang sichtbar).
  • Das geöffnete Vorhängeschloss bedeutet, dass das Bild oder Video öffentlich ist. (es ist für den Kunden sichtbar)

 

Löschen

Sie können das ausgewählte Foto oder Video auch löschen.

 

Bearbeiten

Sie haben auch die Möglichkeit, Ihre Fotos zu bearbeiten (nicht jedoch die Videos). Durch Klicken auf „Bearbeiten“ wechseln Sie automatisch in den Modus „Zeichnen“.

Hier haben Sie vier Buttons, um das Foto mit einfachen Werkzeugen zu bearbeiten.

Mit den ersten beiden quadratischen und runden Buttons können Sie bestimmte Elemente im Foto durch Formen hervorheben.

Mit dem Bleistift-Button können Sie frei auf dem Foto zeichnen.

Das Radiergummi-Button (nur beim iPhone) löscht die letzte Aktion in chronologischer Reihenfolge für jeden Klick.

Wenn Ihre Änderungen abgeschlossen sind, klicken Sie auf den Pfeil oben rechts, um den Vorgang zu beenden.

Bestätigung ist erforderlich: Sie können dies durch Klicken auf die Schaltfläche „Speichern“ bestätigen.

Tipps für gute Fotos und Videos

Sie können verschiedene Videos aufnehmen. Sie werden dann in die Kundenansicht aufgenommen.

Standardmäßig sind Autohäuser auf 50 Fotos und 5 Minuten pro Video mit einem Maximum von 10 Minuten Videomaterial beschränkt.

Je mehr Fotos und Videos in Ihrer Datei vorhanden sind, desto länger dauert das Synchronisieren Ihrer Dateien. (wenn Sie mit dem Internet verbunden sind)

Versuchen Sie, beim Aufnehmen Ihrer Videos klar, beschreibend, kurz und prägnant zu sein.

 

Wenn Sie einen Defekt an einem Fahrzeug vorlegen, empfiehlt Fleetback, das Video mit dem Nummernschild des betreffenden Fahrzeugs zu beginnen, um es besser identifizieren zu können.

Für optimale Ergebnisse empfiehlt Fleetback, dass Sie immer im Querformat filmen oder Schnappschüsse machen.

Die Verwendung des Blitzes kann die Bild- oder Videoqualität beeinträchtigen, wenn Sie Metallteile aufnehmen, die Licht reflektieren.

Die Bild- und Tonqualität Ihrer Medien hängt ganz von der technischen Ausstattung Ihres Mobilgeräts ab.

Wir empfehlen, dass Sie Ihre Medien mehrmals ansehen, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen entsprechen.

Suche im Verlauf

Im Menü „Vorgänge“ können Sie auf den Verlauf der in Ihrem Autohaus erstellten Vorgänge zugreifen.

Sie sind nach Erstellungsdatum sortiert, vom neuesten bis zum ältesten.

Die Vorgangskategorie wird durch fünf verschiedene Symbole angezeigt, die dem jeweiligen Modul entsprechen: Mechanik, Karosserie oder Garantie für After-Sales und Stock GW oder Direktnachricht für Verkauf.

Sie können über Schlüsselwörter in den Vorgangsfeldern nach einem Vorgang suchen. (z. B. Fahrgestell, Nummernschild, Nachname, Vorname, Telefonnummer usw.). Sie können auch nach einem Vorgang suchen, indem Sie eine Dateikennung scannen.

Wenn Sie den gewünschten Vorgang gefunden haben, wird die Zusammenfassung angezeigt, indem Sie darauf klicken.

Sie können sie bearbeiten, duplizieren oder teilen.

Weitere Details dazu finden Sie in den nächsten Schritten.

Eine Datei bearbeiten

Klicken Sie auf das Symbol „Bearbeiten“ (das Quadrat mit dem Bleistift), während Sie die Zusammenfassung des gesuchten Vorgangs im Verlauf einsehen. Diese Option ist nur verfügbar, wenn der Vorgang den Status „ausstehend“ hat.

Sie können sie dann wie beim Erstellen eines Vorgangs bearbeiten. Alle Informationen in der Datei werden vorab eingegeben. Ersetzen Sie sie einfach wie gewünscht.

Eine Datei duplizieren

Klicken Sie in der Zusammenfassung des gesuchten Vorgangs im Verlauf auf das Symbol „Duplizieren“ (die zwei ineinandergreifenden Quadrate).

Ein neuer Vorgang wird basierend auf dem ausgewählten Vorgang geöffnet. Sie können ihn dann auf die gleiche Weise wie beim Erstellen eines Vorgangs bearbeiten. Alle Informationen, die bereits in der Datei enthalten sind, sind bereits vorab eingegeben. Bearbeiten Sie sie einfach wie gewünscht.

Eine Datei teilen

Klicken Sie in der Vorgangszusammenfassung aus dem Verlauf auf die Schaltfläche „Teilen“, bei der ein Pfeil aus einem Quadrat kommt.

Sie haben dann die Möglichkeit, den Link (die Bescheinigung, die der Kunde erhält), der für diesen Vorgang verfügbar ist, (per SMS, WhatsApp, Facebook, Messenger oder über andere Anwendungen) zu teilen.

Achtung: Wenn der Vorgang den Status „Ausstehend“ oder „Gesendet“ hat, dürfen Sie diesen Link nur mit dem Endkunden teilen, der in der Lage ist, auf Anfragen des Verkäufers im Rahmen eines Vorgangs vom Typ „Verkauf“ zu antworten oder zusätzliche Arbeiten im Rahmen eines Vorgangs vom Typ „After Sales“ zu akzeptieren.

Wenn der Vorgang den Status „Beantwortet“ hat, können Sie den Link mit dem Endkunden oder Dritten teilen, da die Option zum beantworten/annehmen von Aufgaben bereits gesperrt ist.

Achtung: In diesem Modus wird die Nachricht über eine externe App gesendet (nicht über Fleetback). Die Datei wird mit Ihren persönlichen Kontaktinformationen gesendet.

Konfiguration der Web App

Öffnen Sie Ihren bevorzugten Internetbrowser (Chrome, Safari, Internet Explorer usw.).

Geben Sie die folgende URL ein: https://www.fleetback.com/login

Um den Zugriff zu erleichtern, empfehlen wir Ihnen, diese Adresse in Ihren Lesezeichen zu speichern oder eine Verknüpfung auf Ihrem Desktop zu erstellen.

Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.

Wenn Sie „Anmeldung merken“ wählen, bleiben Ihre Anmeldeinformationen gespeichert, auch nachdem der Browser beendet und neu gestartet wurde. Dies wird nicht empfohlen, wenn Sie einen gemeinsamen Arbeitsplatz verwenden.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Anmelden“, um auf Ihre Online-Fleetback-Schnittstelle zuzugreifen.

Wenn Sie Ihre Anmeldeinformationen vergessen haben, wenden Sie sich an den Administrator Ihres Autohauses oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Passwort vergessen?“.

Weitere Informationen finden Sie unter: FAQ > Ich habe mein Passwort vergessen.

Vorstellung der Menüs

Linke Menüleiste

Modus (Verkauf / After-Sales)

Sie können den Vorgangsverlauf des Modus „After Sales“ oder „Verkauf“ einsehen, indem Sie auf die gleichnamigen Schaltflächen oben links in der blauen Menüleiste klicken.

Standardmäßig werden Vorgänge vom Typ „After-Sales“ auf dem Bildschirm angezeigt, wenn Sie eine Verbindung zur Online-Fleetback-Schnittstelle herstellen.

 

Audits (Oditoo)

Wenn Ihr Autohaus über eine Fleetback-Oditoo-Lizenz verfügt, können Sie auch den Auditverlauf überprüfen, indem Sie auf die Schaltfläche „Oditoo“ oben links in der blauen Menüleiste klicken.

 

Kunden

Über die Schaltfläche „Kunden“ gelangen Sie in das CRM-Menü. Hier finden Sie die Kontaktinformationen und den Verlauf Ihrer Fleetback-Kunden.

Sie können Folgendes tun:

– Nach dem Vorgangsverlauf eines bestimmten Kunden suchen

Geben Sie dazu den Namen, die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer in die Suchleiste in der Registerkarte „Kunden suchen“ ein. Klicken Sie dann auf die Lupe oder drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur.

Auf der Registerkarte „Vorgänge“ können Sie den Vorgangsverlauf des Kunden ansehen.

Klicken Sie auf die Zeile, die dem jeweiligen Kunden entspricht.

 

– Die Kontakdaten eines Kunden bearbeiten

Wählen Sie die gewünschten Felder (Kommunikationssprache, Titel, Nachname, Vorname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) aus und bearbeiten Sie sie.

 

– Die Kommunikationseinstellungen eines Kunden ändern

Gemäß der EU-Verordnung 2016/679 (DSGVO) können Sie das Versenden von SMS und/oder E-Mails an Kunden, die diesen Wunsch geäußert haben, durch Ankreuzen der entsprechenden Kästchen blockieren. Dadurch werden diese Optionen bei zukünftigen Vorgängen für diese Kunden automatisch deaktiviert.

 

– Die persönlichen Daten eines Kunden exportieren und/oder löschen

Sie können alle gespeicherten Kundendaten exportieren, indem Sie eine Datei im erforderlichen rechtlichen Format (.jso) herunterladen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“, um die persönlichen Daten des Kunden zu löschen, die in der gesamten Fleetback-Oberfläche gespeichert sind.

Durch das Löschen der persönlichen Daten werden Vorgänge in Bezug auf den Kunden anonymisiert (durch „X“ ersetzt).

 

Statistik (Nur für das Profil „Administrator“)

Der Händleradministrator hat Zugriff auf das Menü „Statistik“, in dem er zahlreiche Statistiken zur Verwendung von Fleetback einsehen kann.

Weitere Informationen finden Sie unter Web App > Verwaltung > Statistiken

 

Chat

Wenn Sie die Option abonniert haben, können Sie den Chat für interne (Kollegen) und externe (Kunden) Unterhaltungen nutzen.

 

Suchleiste und Filter

Wie bei einer typischen Suchmaschine können Sie über die Suchleiste nach einem Vorgang über ein Stichwort (z. B. Retourennummer, Nummernschild, Telefonnummer usw.) innerhalb des verfügbaren Fleetback-Vorgangsverlaufs suchen.

Wenn Sie Fleetback in einer Gruppe von mehreren Autohäusern einsetzen, haben Sie die Möglichkeit, die Vorgänge nach Autohäusern zu filtern, indem Sie im Dropdown-Menü rechts neben der Suchleiste das gewünschte auswählen.

Hinweis: Dieses Menü ist nur für Gruppenmanager verfügbar, die Zugriff auf mehrere Autohäuser haben.

Die auf Ihrem Dashboard angezeigten Vorgänge können nach den folgenden Kriterien gefiltert werden:

  • Modul
  • Autor
  • Absender
  • Beauftragter
  • Status
  • Marke

Sie können mehrere Filter und mehrere Felder innerhalb eines Filters auswählen.

Die Zahl neben „Filter“ gibt an, wie viele Filter angewendet werden.

Die von Ihnen ausgewählten Filter werden gespeichert und während Ihrer gesamten Sitzung angewendet (bis Sie sich von Fleetback.com abmelden), auch wenn Sie den Modus (Verkauf/ Kundendienst) ändern oder Ihre Ergebnisse aktualisieren.

Sie können verschiedene Optionen auswählen:

  • Geschlossene Vorgänge anzeigen
  • Ergebnisse automatisch aktualisieren

 

Obere Menüleiste

Im rechten oberen Bereich werden Ihnen verschiedene Elemente angezeigt.

Konfiguration (Nur für das Profil „Administrator“)

Der Händleradministrator hat Zugriff auf das Menü „Konfiguration“, in dem er Informationen über den Händler (z. B. offizielle Website, Adresse usw.) abfragen und bearbeiten sowie neue Benutzer und mobile Geräte hinzufügen oder Checklisten erstellen und bearbeiten kann.

Weitere Informationen finden Sie unter Web App > Verwaltung > Konfiguration

 

Profil

Durch Klicken auf Ihren Namen rechts neben der Sprache gelangen Sie in das Menü „Profil“, in dem Sie Ihre persönlichen Informationen wie Ihre Telefonnummer, Ihr Passwort und Ihr Foto ändern können.

 

Sprache

Über das Menü „Sprache“ können Sie aus den vielen für Fleetback verfügbaren Sprachen die gewünschte Sprache auswählen.

 

Abmelden

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Abmelden“, um sich abzumelden.

 

Hilfe

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hilfe“ mit dem Fragezeichen, um auf die Kontaktinformationen für den technischen Support zuzugreifen.

Einen Vorgang anlegen/bearbeiten (Mechanik/Karosserie/Garantie)

Einen neuen Vorgang erzeugen

Klicken Sie oben rechts in der weißen Leiste auf „Neuer Vorgang“.

Füllen Sie die folgenden Felder aus:

 

Autohaus (wenn Zugang gewährt wurde)

Wenn Sie Fleetback in einer Gruppe von mehreren Autohäusern einsetzen, wählen Sie Ihren aus der Dropdown-Liste aus.

 

Marke (erforderlich)

Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Fahrzeugmarke oder standardmäßig die Hauptmarke des Autohauses aus.

 

Modul (erforderlich)

Wählen Sie eines der drei Module in After-Sales:

Mit den Module „Mechanik“ und „Karosserie“ können Sie eine Fahrzeugübersicht erstellen und mit Ihren Kunden über die an ihrem Fahrzeug zu erledigenden Arbeiten kommunizieren.

Mit dem Modul „Garantie“ können Sie relevante Elemente in einer Garantiedatei speichern, um diese direkt oder später mit einem Fachmann (Experten, Versicherer usw.) zu kommunizieren. In diesem Modul wird standardmäßig keine Checkliste angeboten, Sie können jedoch Arbeiten manuell hinzufügen.

 

Referenz (erforderlich)

Geben Sie anschließend eine Identifikationsnummer für die Datei ein (z. B. Retourennummer, Nummernschild oder Kundenname).

 

Einen Vorgang bearbeiten

Sie können einen vorhandenen Vorgang nur bearbeiten, wenn er den Status „Warten auf Versand“ hat.

Wählen Sie den zu bearbeitenden Vorgang aus und bearbeiten Sie die relevanten Felder.

 

Dateistatus

Der Dateistatus wird in der sich ändernden Farbleiste angezeigt.

Sie erscheint je nach Status rot, hellblau, dunkelblau oder grau:

  • Warten auf Versand: Die Datei wurde erstellt, aber noch nicht an den Kunden gesendet
  • Gesendet: Die Datei wurde an den Kunden gesendet, aber noch nicht gelesen
  • Gelesen: Der Kunde hat die Datei gelesen, aber er/sie hat noch nicht geantwortet
  • Beantwortet: Der Kunde hat auf die Datei geantwortet
  • Geschlossen: Die Datei wurde archiviert und es sind keine weiteren Aktionen möglich. Sie wird in der Übersichtsseite ausgeblendet (es sei denn, Sie haben die Option „Geschlossene Vorgänge anzeigen“ aktiviert), bleibt jedoch im Vorgangsverlauf.

 

Verlauf

Rechts von dieser farbigen Leiste befindet sich der Vorgangsverlauf, d. h. die Benutzer, die ihn erstellt, bearbeitet oder gesendet haben, die Aktionen des Kunden sowie Datum und Uhrzeit der Aktionen. Die letzte Aktion wird ganz oben in der Liste angezeigt.

 

Fahrzeuginformationen

Darüber hinaus empfehlen wir aus logistischen und überwachungstechnischen Gründen sowie zu qualitativen Zwecken, dass Sie alle Felder des Vorgangs ausfüllen.

 

Medien

Die mit dem Vorgang verbundenen Medien werden im Feld „Medien“ angezeigt.

Sie können Folgendes tun:

  • Sie können sie bearbeiten, indem Sie auf das entsprechende Element klicken
  • Die Reihenfolge der Anzeige ändern
  • Alle Medien in verschiedenen Formaten herunterladen
  • Neur Medien herunterladen, indem Sie sie importieren („ziehen Sie Ihre Medien hierher und legen Sie sie ab“)

Weitere Informationen zu den Medienoptionen finden Sie im entsprechenden Abschnitt: Web App > Medien

 

Kontakinformationen

Kontaktinformationen werden verwendet, um den Kunden zu identifizieren und Kontakt mit ihm aufzunehmen. Sie können sie auch verwenden, um die Datei zu finden.

Stellen Sie vor dem Senden eines Vorgangs die Eingabe aller erforderlichen Felder sicher:

  • Anrede
  • Nachname
  • E-Mail oder Telefonnummer

 

Nachricht

Abhängig vom Vorgangsmodus (Verkauf/After-Sales) wird eine Standardnachricht angezeigt. Sie können sie im Feld „Nachricht“ abschließen oder bearbeiten.

 

Anstehende Arbeiten

Hier ist es möglich, einen erwarteten Reaktionszeitraum hinzuzufügen, um den Kunden darüber zu informieren, dass sein Fahrzeug zu dem ursprünglich geplanten Termin ausgeliefert werden kann, wenn er vor dem festgelegten Zeitpunkt auf die vorgeschlagene Arbeit antwortet.

 

Durchgeführte Arbeiten

Sie können die bereits am Fahrzeugabgeschlossene Arbeiten eingeben.

 

Dokument anhängen

Im Feld „Kostenaufstellungen und andere Anhänge“ können Sie ein Angebot, ein Beschreibungsblatt oder ein beliebiges anderes Dokument hinzufügen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Kostenaufstellungen und andere Anhänge“ und wählen Sie die gewünschte Datei aus. Beliebte Dateiformate (wie PDF, Excel, Word, JPG usw.) werden unterstützt.

 

Arbeitsliste (Checkliste)

Im Feld „Arbeitsliste“ sehen Sie die Arbeiten, die dem Kunden empfohlen wurden. Sie wurden vom vorgeschaltentenTechniker ausgewählt oder müssen ausgewählt werden, wenn der Vorgang gerade erst erstellt wurde.

Wenn die vorgeschlagene Checkliste nicht die gewünschten Arbeitselemente enthält, klicken Sie auf die Schaltfläche „Fügen Sie eine zusätzliche Arbeit hinzu“ am unteren Rand der Arbeitsliste. Sie können dann eine kurze Beschreibung der auszuführenden Arbeit eingeben.

Links neben dem Preis zeigt das Dropdown-Menü die Dringlichkeitsstufe der empfohlenen Arbeit an. „OK“ bedeutet, dass die Arbeit nicht ausgeführt werden soll. „Angeboten“ bedeutet, dass die Arbeit erledigt wurde, sie jedoch nicht in Rechnung gestellt wird. Die anderen verfügbaren Stufen sind „Empfohlen“ und „Dringend“.

Sie können diese Arbeiten dann direkt mit der Mehrwertsteuer oder ohne Steuer abrechnen. Sie können auch einen Rabattbetrag oder -prozentsatz hinzufügen.

Achtung: Es wird dringend empfohlen, den Preis hinzuzufügen, andernfalls kann der Kunde die Arbeit akzeptieren und ihre kostenlose Ausführung verlangen.

 

Dateioptionen

Speichern

Wenn die erforderlichen Felder (Anrede und Nachname) ausgefüllt sind, klicken Sie oben auf der Seite auf „Speichern“.

 

Senden

Nachdem die Datei gespeichert wurde, wird die Schaltfläche „Senden“ angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, können Sie vom Kundenformular aus (über WhatsApp, Messenger oder andere Anwendungen) „Den Link teilen“, um den Vorgang „Per E-Mail“, „Per SMS“ oder „Per E-Mail und SMS“ unter Verwendung der von Ihnen eingegebenen Kontaktdaten des Kunden zu versenden.

 

Importieren

Mit der Schaltfläche „Importieren“ können Sie „Audits mit dem Vorgang verknüpfen“ oder einen „T-Scan-Bericht importieren“.

 

Audit

Ein Audit mit derselben Kennung wie Ihr Fleetback-Vorgang wird automatisch gesucht und angeboten, sofern verfügbar.

Ansonsten können Sie nach einem Audit suchen, indem Sie seine Identifikationsnummer in die Suchleiste eingeben. Wenn Sie das gewünschte Audit gefunden haben, klicken Sie auf „Bestätigen“. Die während des Audits ermittelten zusätzlichen Arbeitselemente werden dann automatisch der Arbeitsliste Ihres Vorgangs hinzugefügt.

Hinweise: für diese Funktion ist eine Fleetback-Oditoo-Lizenz erforderlich.

 

T-scan

Wenn Ihr Autohaus das T-Scan-System verwendet, können Sie einen Bericht importieren, indem Sie auf „T-Scan-Bericht importieren“ klicken. Suchen Sie nach Ihrem Bericht, indem Sie eine Fahrzeugregisternummer und/oder FIN-Nummer eingeben.

Hinweis: für diese Funktion ist eine T-Scan-Lizenz erforderlich.

 

Vorschau

Mit der Schaltfläche „Vorschau“ können Sie eine Vorschau der „Kundenbescheinigung“ ansehen, die an den Kunden gesendet wird, um sicherzustellen, dass sie Ihren Erwartungen entspricht (und sie andernfalls bearbeiten).

 

Duplizieren

Mit der Schaltfläche „Duplizieren“ können Sie die Informationen eines vorhandenen Vorgangs verwenden, um einen neuen, ähnlichen zu erstellen. Sie müssen dann eine neue Referenz eingeben und die Marke und die Art des Vorgangs auswählen.

Sie können beispielsweise einen Vorgang vom Typ „Karosserie“ aus einem Vorgang vom Typ „Mechanik“ erstellen.

 

Manuell akzeptieren

Wenn der Kunde die Arbeit durch ein Telefongespräch angenommen oder abgelehnt hat, können Sie mit der Schaltfläche „Manuell akzeptieren“ diese Annahme oder Ablehnung in den entsprechenden Fleetback-Vorgang eingeben.

Wählen Sie die vorgeschlagenen Arbeiten aus und klicken Sie auf „Akzeptiert“, wenn sie angenommen wurden, oder lassen Sie das Feld leer, wenn der Kunde sie abgelehnt hat. Beim Letztgenannten wählen Sie den Ursprung der Kundengenehmigung aus.

Sie können dann die Arbeit bestätigen und den Kunden per E-Mail, SMS oder beiden benachrichtigen. Es ist möglich, den Kunden nicht über den Status der Datei zu informieren.

 

Drucken

Mit der Schaltfläche „Drucken“ können Sie die vollständige Zusammenfassung des Vorgangs ausdrucken.

 

Zurück

Über die Schaltfläche „Zurück“ gelangen Sie zum vorherigen Bildschirm, der Vorgangsverlaufsseite.

 

Schließen / Löschen

Wenn Sie einen Vorgang nicht mehr in Ihrer Übersichtsseite/Ihren Ergebnissen anzeigen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Schließen“. Der Vorgang ist nur sichtbar, wenn Sie den Filter „Geschlossene Vorgänge anzeigen“ auswählen. Wenn ein Vorgang geschlossen ist, wird die Schaltfläche „Löschen“ angezeigt und Sie haben die Möglichkeit, ihn zu löschen.

Achtung: Das Löschen eines Fleetback-Vorgangs kann nicht rückgängig gemacht werden.

Einen Arbeitsbericht erstellen / bearbeiten

Dies ist eine neue Maßnahmenart im Bereich After-Sales mit der Bezeichnung „Arbeitsbericht“. Diese Funktion muss von Ihrem „Geschäftsführer“ aktiviert werden.

 

Durchgeführte Arbeiten

In Ihren After-Sales-Maßnahmen können Sie nun die am Fahrzeug durchgeführten Arbeiten sowie deren Preise und Dringlichkeitsstufen auflisten.

Sie werden automatisch auf der Grundlage der vom Kunden akzeptierten Arbeiten generiert. Sie können auch einige manuell hinzufügen.

Sie können mehrere „beantwortete“ Maßnahmen (manuell oder automatisch) importieren.

Ihr Kunde erhält einen vollständigen Überblick und einen schriftlichen Bericht über alle an seinem Fahrzeug vorgenommenen Arbeiten.

 

Anstehende Arbeiten

In Ihren After-Sales-Maßnahmen werden die vom Kunden abgelehnten Arbeiten in den „Zu planenden Arbeiten“ entsprechend ihrer Dringlichkeitsstufe aufgeführt.

Sie können eine Frist in Bezug auf Datum (obligatorisch) oder Kilometerstand hinzufügen.

Sie können so automatische Erinnerungen* an Ihre Kunden senden, damit sie die zu planenden Arbeiten und die entsprechenden Termine nicht vergessen.

Bei Erhalt eines Arbeitsberichts kann der Kunde um Kontaktaufnahme oder Terminvereinbarung auf Ihrer Händler-Website bitten.

Erinnerungen verwalten

Erinnerungen in Fleetback ermöglichen es Ihnen, auf einfache Weise geplante Arbeiten für Ihre Kunden zu verfolgen. Sie können automatisch aus Arbeitsberichten generiert und als Interventionen gesendet sowie manuell erstellt werden und sind vollständig an die Anforderungen Ihres Händlerbetriebs anpassbar. Das Senden einer Erinnerungsmail an den Kunden kann auch automatisiert oder manuell erfolgen.

 

Konfiguration

Um Erinnerungsmails in Ihrem Händlerbetrieb verwenden zu können, müssen Sie diese zuerst aktivieren. (nur für die Rolle „Geschäftsführer eines Händlerbetriebs“).

 

Schnittstelle für Erinnerungen

Der Zugriff auf die Schnittstelle der Erinnerungen erfolgt über das After-Sales-Menü> Erinnerungen:

Die Liste mit Erinnerungsmails wird angezeigt. Mit der Option oben auf der Seite können Erinnerungen nach Datum gefiltert werden. Sie können die angezeigte Reihenfolge auch ändern, indem Sie die Pfeile neben dem Titel der Spalte verwenden.

Bei jeder Erinnerung werden folgende Informationen angezeigt:

  • „Sendedatum“: Datum, an dem die Erinnerung gesendet werden soll. Es wird rot angezeigt, wenn das Datum überschritten ist und die Nachricht nicht gesendet wurde.
  • „Kunde“: Kunde im Zusammenhang mit der Erinnerung.
  • „Arbeiten“: Anzahl der geplanten Arbeiten in der Erinnerung sowie Anzahl der damit verbundenen Interventionen.
  • „Status“: Status der Erinnerung. Der Status einer Erinnerung ist wie der einer Intervention: „Zu versenden“, „Senden“, „Lesen“ und „Beantwortet“.

Über die Schaltfläche „Bearbeiten“ können Sie auf die Daten der Erinnerung zugreifen und diese ändern. Bitte beachten Sie, dass eine Erinnerung nicht geändert werden kann, wenn die Nachricht vom Kunden gelesen wurde („Status“ = Gelesen).

Die Informationsschaltfläche, die verfügbar ist, bis die Erinnerung vom Kunden gelesen wurde, ermöglicht Ihnen 3 verschiedene Aktionen:

  • „Jetzt senden“: Senden Sie die Nachricht mit der Erinnerung sofort. Das Sendedatum wird nach dieser Aktion aktualisiert.
  • „Verzögerung“: Ändern Sie das Sendedatums. Diese Aktion ist nur verfügbar, wenn die Nachricht mit der Erinnerung noch nicht gesendet wurde.
  • „Schließen“: Erinnerung entfernen.

Sie können die Anzeige einer Erinnerung erweitern, um zusätzliche Informationen anzuzeigen, wie z.B. Daten zum Kunden, verknüpfte Interventionen und Arbeitsdetails.

 

Eine Erinnerungsmail erstellen

Neben der automatisierten Generierung von Arbeitsberichten und Interventionen können Erinnerungsmails auch manuell erstellt werden. Dazu ist erforderlich, die Kundendaten für die Erinnerungsmails, das Sendedatum, die Automarke und eine Referenz für die Datei einzutragen.

Die Erinnerungsmail wird mit den automatisch ausgefüllten Kundendaten erstellt. Wie bei einer Intervention können Sie Medien und Anlagen hinzufügen, die mit der Erinnerungsmail gesendet werden sollen.

Der letzte Schritt besteht darin, geplante Arbeiten zur Erinnerungsmail hinzuzufügen. Für jede entsprechende Arbeit können Sie den Schweregrad und einen Preis angeben.

Sie können diese Liste mit Arbeiten auch erstellen, indem Sie einen Audit- oder T-Scan-Bericht importieren.

 

Eine Erinnerung senden

Wenn die Option aktiviert ist, wird automatisch eine Erinnerungsmail gesendet, sobald das Sendedatum erreicht wurde. Es ist auch möglich, die Erinnerungsmail manuell zu versenden.

Die beim Kunden eingegangene Nachricht enthält geplante Arbeiten von der Erinnerungsmail.

Es stehen 3 Aktionen zur Verfügung:

 

„Termin vereinbaren“

Diese Option ist nur verfügbar, wenn Ihr Händlerbetrieb in der Fleetback-Konfiguration den Link für die Terminvereinbarung angegeben hat (Konfiguration> Allgemein). Wenn der Kunde diese Option auswählt, wird er zu Ihrer Händlerbetriebslösung weitergeleitet, um Termine zu vereinbaren. Der Erinnerungsstatus ist auf „Beantwortet“ gesetzt. Wenn der Kunde in der Nachricht Arbeiten auswählt, werden diese in der Erinnerungsmail als angenommen markiert.

Nach Auswahl dieser Option kann der Kunde die ausgewählten Werke nicht mehr ändern. Er kann jedoch immer noch angeben, dass er zurückgerufen werden möchte (eine Nachricht wird in der Erinnerungsmail angezeigt).

 

„Alle Arbeiten ablehnen“

Alle in der Erinnerungsmail abgelehnten Arbeiten werden angezeigt. Der Status ist auf „Beantwortet“ gesetzt.

Wie bei der Option zur Terminvereinbarung kann der Kunde nach dieser Aktion seine Auswahl nicht mehr ändern. Er kann jedoch immer noch angeben, dass er zurückgerufen werden möchte (eine Nachricht wird in der Erinnerungsmail angezeigt).

 

„Ich möchte zurückgerufen werden“

Der Status der Erinnerungsmail bleibt auf „Lesen“, aber in der Erinnerungsmail wird eine Nachricht angezeigt

In diesem Status kann ein Mitarbeiter des Händlerbetriebs die Arbeiten manuell genehmigen, nachdem er den Kunden erreicht hat. Danach wird der Status der Erinnerung auf „Beantwortet“gesetzt.

Erstellen eines Vorgangs vom Typ „Direktnachricht“

Einen neuen Vorgang erzeugen

Klicken Sie oben rechts in der weißen Leiste auf „Neuer Vorgang“.

Füllen Sie die folgenden Felder aus:

 

Autohaus (wenn Zugang gewährt wurde)

Wenn Sie Fleetback in einer Gruppe von mehreren Autohäusern einsetzen, wählen Sie Ihren aus der Dropdown-Liste aus.

 

Marke (erforderlich)

Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Fahrzeugmarke oder standardmäßig die Hauptmarke des Autohauses aus.

 

Modul (erforderlich)

Wählen Sie eines der drei Module in After-Sales:

Mit den Module „Mechanik“ und „Karosserie“ können Sie eine Fahrzeugübersicht erstellen und mit Ihren Kunden über die an ihrem Fahrzeug zu erledigenden Arbeiten kommunizieren.

Mit dem Modul „Garantie“ können Sie relevante Elemente in einer Garantiedatei speichern, um diese direkt oder später mit einem Fachmann (Experten, Versicherer usw.) zu kommunizieren. In diesem Modul wird standardmäßig keine Checkliste angeboten, Sie können jedoch Arbeiten manuell hinzufügen.

 

Referenz (erforderlich)

Geben Sie anschließend eine Identifikationsnummer für die Datei ein (z. B. Retourennummer, Nummernschild oder Kundenname).

 

Einen Vorgang bearbeiten

Sie können einen vorhandenen Vorgang nur bearbeiten, wenn er den Status „Warten auf Versand“ hat.

Wählen Sie den zu bearbeitenden Vorgang aus und bearbeiten Sie die relevanten Felder.

 

Dateistatus

Der Dateistatus wird in der sich ändernden Farbleiste angezeigt.

Sie erscheint je nach Status rot, hellblau, dunkelblau oder grau:

  • Warten auf Versand: Die Datei wurde erstellt, aber noch nicht an den Kunden gesendet
  • Gesendet: Die Datei wurde an den Kunden gesendet, aber noch nicht gelesen
  • Gelesen: Der Kunde hat die Datei gelesen, aber er/sie hat noch nicht geantwortet
  • Beantwortet: Der Kunde hat auf die Datei geantwortet
  • Geschlossen: Die Datei wurde archiviert und es sind keine weiteren Aktionen möglich. Sie wird in der Übersichtsseite ausgeblendet (es sei denn, Sie haben die Option „Geschlossene Vorgänge anzeigen“ aktiviert), bleibt jedoch im Vorgangsverlauf.

 

Verlauf

Rechts von dieser farbigen Leiste befindet sich der Vorgangsverlauf, d. h. die Benutzer, die ihn erstellt, bearbeitet oder gesendet haben, die Aktionen des Kunden sowie Datum und Uhrzeit der Aktionen. Die letzte Aktion wird ganz oben in der Liste angezeigt.

 

Fahrzeuginformationen

Darüber hinaus empfehlen wir aus logistischen und überwachungstechnischen Gründen sowie zu qualitativen Zwecken, dass Sie alle Felder des Vorgangs ausfüllen.

 

Medien

Die mit dem Vorgang verbundenen Medien werden im Feld „Medien“ angezeigt.

Sie können Folgendes tun:

  • Sie können sie bearbeiten, indem Sie auf das entsprechende Element klicken
  • Die Reihenfolge der Anzeige ändern
  • Alle Medien in verschiedenen Formaten herunterladen
  • Neur Medien herunterladen, indem Sie sie importieren („ziehen Sie Ihre Medien hierher und legen Sie sie ab“)

Weitere Informationen zu den Medienoptionen finden Sie im entsprechenden Abschnitt: Web App > Medien

 

Kontakinformationen

Kontaktinformationen werden verwendet, um den Kunden zu identifizieren und Kontakt mit ihm aufzunehmen. Sie können sie auch verwenden, um die Datei zu finden.

Stellen Sie vor dem Senden eines Vorgangs die Eingabe aller erforderlichen Felder sicher:

  • Anrede
  • Nachname
  • E-Mail oder Telefonnummer

 

Nachricht

Abhängig vom Vorgangsmodus (Verkauf/After-Sales) wird eine Standardnachricht angezeigt. Sie können sie im Feld „Nachricht“ abschließen oder bearbeiten.

 

Dokument anhängen

Im Feld „Kostenaufstellungen und andere Anhänge“ können Sie ein Angebot, ein Beschreibungsblatt oder ein beliebiges anderes Dokument hinzufügen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Kostenaufstellungen und andere Anhänge“ und wählen Sie die gewünschte Datei aus. Beliebte Dateiformate (wie PDF, Excel, Word, JPG usw.) werden unterstützt.

 

Dateioptionen

Speichern

Wenn die erforderlichen Felder (Anrede und Nachname) ausgefüllt sind, klicken Sie oben auf der Seite auf „Speichern“.

 

Senden

Nachdem die Datei gespeichert wurde, wird die Schaltfläche „Senden“ angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, können Sie vom Kundenformular aus (über WhatsApp, Messenger oder andere Anwendungen) „Den Link teilen“, um den Vorgang „Per E-Mail“, „Per SMS“ oder „Per E-Mail und SMS“ unter Verwendung der von Ihnen eingegebenen Kontaktdaten des Kunden zu versenden.

 

Vorschau

Mit der Schaltfläche „Vorschau“ können Sie eine Vorschau der „Kundenbescheinigung“ ansehen, die an den Kunden gesendet wird, um sicherzustellen, dass sie Ihren Erwartungen entspricht (und sie andernfalls bearbeiten).

 

Duplizieren

Mit der Schaltfläche „Duplizieren“ können Sie die Informationen eines vorhandenen Vorgangs verwenden, um einen neuen, ähnlichen zu erstellen. Sie müssen dann eine neue Referenz eingeben und die Marke und die Art des Vorgangs auswählen.

Sie können beispielsweise einen Vorgang vom Typ „Karosserie“ aus einem Vorgang vom Typ „Mechanik“ erstellen.

 

Drucken

Mit der Schaltfläche „Drucken“ können Sie die vollständige Zusammenfassung des Vorgangs ausdrucken.

 

Zurück

Über die Schaltfläche „Zurück“ gelangen Sie zum vorherigen Bildschirm, der Vorgangsverlaufsseite.

 

Schließen / Löschen

Wenn Sie einen Vorgang nicht mehr in Ihrer Übersichtsseite/Ihren Ergebnissen anzeigen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Schließen“. Der Vorgang ist nur sichtbar, wenn Sie den Filter „Geschlossene Vorgänge anzeigen“ auswählen. Wenn ein Vorgang geschlossen ist, wird die Schaltfläche „Löschen“ angezeigt und Sie haben die Möglichkeit, ihn zu löschen.

Achtung: Das Löschen eines Fleetback-Vorgangs kann nicht rückgängig gemacht werden.

Erstellen eines Vorgangs vom Typ „Stock GW“

Einen neuen Vorgang erzeugen

Klicken Sie oben rechts in der weißen Leiste auf „Neuer Vorgang“.

Füllen Sie die folgenden Felder aus:

 

Autohaus (wenn Zugang gewährt wurde)

Wenn Sie Fleetback in einer Gruppe von mehreren Autohäusern einsetzen, wählen Sie Ihren aus der Dropdown-Liste aus.

 

Marke (erforderlich)

Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Fahrzeugmarke oder standardmäßig die Hauptmarke des Autohauses aus.

 

Modul (erforderlich)

Wählen Sie eines der drei Module in After-Sales:

Mit den Module „Mechanik“ und „Karosserie“ können Sie eine Fahrzeugübersicht erstellen und mit Ihren Kunden über die an ihrem Fahrzeug zu erledigenden Arbeiten kommunizieren.

Mit dem Modul „Garantie“ können Sie relevante Elemente in einer Garantiedatei speichern, um diese direkt oder später mit einem Fachmann (Experten, Versicherer usw.) zu kommunizieren. In diesem Modul wird standardmäßig keine Checkliste angeboten, Sie können jedoch Arbeiten manuell hinzufügen.

 

Referenz (erforderlich)

Geben Sie anschließend eine Identifikationsnummer für die Datei ein (z. B. Retourennummer, Nummernschild oder Kundenname).

 

Einen Vorgang bearbeiten

Sie können einen vorhandenen Vorgang nur bearbeiten, wenn er den Status „Warten auf Versand“ hat.

Wählen Sie den zu bearbeitenden Vorgang aus und bearbeiten Sie die relevanten Felder.

 

Dateistatus

Der Dateistatus wird in der sich ändernden Farbleiste angezeigt.

Sie erscheint je nach Status rot, hellblau, dunkelblau oder grau:

  • Warten auf Versand: Die Datei wurde erstellt, aber noch nicht an den Kunden gesendet
  • Gesendet: Die Datei wurde an den Kunden gesendet, aber noch nicht gelesen
  • Gelesen: Der Kunde hat die Datei gelesen, aber er/sie hat noch nicht geantwortet
  • Beantwortet: Der Kunde hat auf die Datei geantwortet
  • Geschlossen: Die Datei wurde archiviert und es sind keine weiteren Aktionen möglich. Sie wird in der Übersichtsseite ausgeblendet (es sei denn, Sie haben die Option „Geschlossene Vorgänge anzeigen“ aktiviert), bleibt jedoch im Vorgangsverlauf.

 

Verlauf

Rechts von dieser farbigen Leiste befindet sich der Vorgangsverlauf, d. h. die Benutzer, die ihn erstellt, bearbeitet oder gesendet haben, die Aktionen des Kunden sowie Datum und Uhrzeit der Aktionen. Die letzte Aktion wird ganz oben in der Liste angezeigt.

 

Fahrzeuginformationen

Darüber hinaus empfehlen wir aus logistischen und überwachungstechnischen Gründen sowie zu qualitativen Zwecken, dass Sie alle Felder des Vorgangs ausfüllen.

 

Medien

Die mit dem Vorgang verbundenen Medien werden im Feld „Medien“ angezeigt.

Sie können Folgendes tun:

  • Sie können sie bearbeiten, indem Sie auf das entsprechende Element klicken
  • Die Reihenfolge der Anzeige ändern
  • Alle Medien in verschiedenen Formaten herunterladen
  • Neur Medien herunterladen, indem Sie sie importieren („ziehen Sie Ihre Medien hierher und legen Sie sie ab“)

Weitere Informationen zu den Medienoptionen finden Sie im entsprechenden Abschnitt: Web App > Medien

 

Kontakinformationen

Kontaktinformationen werden verwendet, um den Kunden zu identifizieren und Kontakt mit ihm aufzunehmen. Sie können sie auch verwenden, um die Datei zu finden.

Stellen Sie vor dem Senden eines Vorgangs die Eingabe aller erforderlichen Felder sicher:

  • Anrede
  • Nachname
  • E-Mail oder Telefonnummer

 

Nachricht

Abhängig vom Vorgangsmodus (Verkauf/After-Sales) wird eine Standardnachricht angezeigt. Sie können sie im Feld „Nachricht“ abschließen oder bearbeiten.

 

Dokument anhängen

Im Feld „Kostenaufstellungen und andere Anhänge“ können Sie ein Angebot, ein Beschreibungsblatt oder ein beliebiges anderes Dokument hinzufügen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Kostenaufstellungen und andere Anhänge“ und wählen Sie die gewünschte Datei aus. Beliebte Dateiformate (wie PDF, Excel, Word, JPG usw.) werden unterstützt.

 

Dateioptionen

Speichern

Wenn die erforderlichen Felder (Anrede und Nachname) ausgefüllt sind, klicken Sie oben auf der Seite auf „Speichern“.

 

Senden

Nachdem die Datei gespeichert wurde, wird die Schaltfläche „Senden“ angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, können Sie vom Kundenformular aus (über WhatsApp, Messenger oder andere Anwendungen) „Den Link teilen“, um den Vorgang „Per E-Mail“, „Per SMS“ oder „Per E-Mail und SMS“ unter Verwendung der von Ihnen eingegebenen Kontaktdaten des Kunden zu versenden.

 

Vorschau

Mit der Schaltfläche „Vorschau“ können Sie eine Vorschau der „Kundenbescheinigung“ ansehen, die an den Kunden gesendet wird, um sicherzustellen, dass sie Ihren Erwartungen entspricht (und sie andernfalls bearbeiten).

 

Duplizieren

Mit der Schaltfläche „Duplizieren“ können Sie die Informationen eines vorhandenen Vorgangs verwenden, um einen neuen, ähnlichen zu erstellen. Sie müssen dann eine neue Referenz eingeben und die Marke und die Art des Vorgangs auswählen.

Sie können beispielsweise einen Vorgang vom Typ „Karosserie“ aus einem Vorgang vom Typ „Mechanik“ erstellen.

 

Drucken

Mit der Schaltfläche „Drucken“ können Sie die vollständige Zusammenfassung des Vorgangs ausdrucken.

 

Zurück

Über die Schaltfläche „Zurück“ gelangen Sie zum vorherigen Bildschirm, der Vorgangsverlaufsseite.

 

Schließen / Löschen

Wenn Sie einen Vorgang nicht mehr in Ihrer Übersichtsseite/Ihren Ergebnissen anzeigen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Schließen“. Der Vorgang ist nur sichtbar, wenn Sie den Filter „Geschlossene Vorgänge anzeigen“ auswählen. Wenn ein Vorgang geschlossen ist, wird die Schaltfläche „Löschen“ angezeigt und Sie haben die Möglichkeit, ihn zu löschen.

Achtung: Das Löschen eines Fleetback-Vorgangs kann nicht rückgängig gemacht werden.

Konfiguration (nur für das Profil „Händlermanager“)

Der Administrator des Autohauses hat Zugriff auf das Menü „Konfiguration“ oben rechts in der blauen Menüleiste, in dem er Informationen über das Autohaus (z. B. offizielle Website, Adresse usw.) abfragen und bearbeiten sowie neue Benutzer und mobile Geräte hinzufügen oder Checklisten erstellen und bearbeiten kann.

 

Allgemein: Händlerinformationen und Module

Klicken Sie im Konfigurationsmenü auf „Allgemein“.

 

Standard / Allgemein

Hier werden die grundlegenden Informationen und Kontaktdaten des Händlers angezeigt, z. B. das Land, die Standardsprache des Kunden, die Adresse des Autohauses, die Website usw.

Alle jeweiligen Felder können bearbeitet werden. Stellen Sie nach jeder Änderung sicher, dass Sie auf die Schaltfläche „Speichern“ oben auf der Seite klicken.

Wenn Sie Fleetback innerhalb einer Gruppe mit mehreren Autohäusern einsetzen, können Sie im Feld „Statistiken“ unter „Allgemeine Informationen“ die Statistiken Ihrer Autohäuser mit der Gruppe teilen. Sie können das Kontrollkästchen „Statistiken meines Autohauses mit der Gruppe teilen“ aktivieren oder das Kontrollkästchen deaktivieren.

 

Marken

Die zuvor beschriebenen Funktionen stehen auch für jede bestimmte Marke zur Verfügung, wenn es sich bei Ihrem Autohaus um einen Mehrmarken-Händler handelt.

Sie können beispielsweise für jede von zwei verschiedenen Marken eine bestimmte Website angeben. Sie können auch nur die Statistiken einer Marke teilen, ohne die mit einer anderen Marke verknüpften zu teilen.

Um auf die Informationen einer bestimmten Marke zuzugreifen und sie zu bearbeiten, wählen Sie sie unter „Kontaktinformationen“ aus.

 

Das Modul „After-Sales“

Wählen Sie im Menü „Händelerkonfiguration“ die Registerkarte „After-Sales“ aus, um die Fleetback-Nutzungseinstellungen für den Modus „After-Sales“ zu ändern.

Im Menü „Benachrichtigungen“ können Sie die gewünschten Benachrichtigungseinstellungen festlegen.

Sie können auch „E-Mails für Ereignisse im After-Sales-Modus“ eingeben. Hier eingegebene E-Mails erhalten Benachrichtigungs-E-Mails für alle beim Autohaus erstellten After-Sales-Vorgänge.

Sie können auch das direkte Versenden eines Vorgangs von einem mobilen Gerät aus genehmigen, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren oder die Standard-Checklisten definieren, die beim Erstellen einer Operation „After-Sales“ für jede Marke Ihres Autohauses vorgeschlagen werden.

 

Erinnerungen verwalten

Erinnerungsmails in Fleetback ermöglichen es Ihnen, auf einfache Weise geplante Arbeiten für Ihre Kunden zu verfolgen. Sie können automatisch aus Arbeitsberichten generiert und als Interventionen gesendet sowie manuell erstellt werden und sind vollständig an die Anforderungen Ihres Händlerbetriebs anpassbar. Das Senden einer Erinnerungsmail an den Kunden kann auch automatisiert oder manuell erfolgen.

Es stehen 4 Optionen zur Verfügung, um Erinnerungen zu konfigurieren:

  • „Die Verwendung von Erinnerungsmails erlauben“: Aktivieren oder deaktivieren Sie die Funktion für Ihren Händlerbetrieb. Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert.
  • „Automatische Versendung von Erinnerungsmails zulassen“: Wenn diese Option aktiviert ist, werden Erinnerungsmails automatisch an Ihre Kunden gesendet, sobald das Datum fürs Senden erreicht ist. Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert.
  • „Anzahl der Tage vor Ablauf der Frist, zu der Erinnerungsmails für geplante Arbeiten gesendet werden sollen“: Bestimmen Sie das Datum, bevor Sie eine Nachricht mit einer Erinnerungsmails senden. Wenn die Frist für die Erstellung einer Erinnerungsmail der 30. Juni 2021 ist und Sie diese Option auf 10 Tage eingestellt haben, ist das Sendedatum der Erinnerungsmail der 20. Juni 2021.
  • „Anzahl der Tage für die Gruppierung der zu planenden Arbeiten, um Erinnerungsmails zu organisieren“: Definiert den Bereich, in dem geplante Werke in Erinnerungsmails aus einem Arbeitsbericht gruppiert werden. Wenn Ihr Arbeitsbericht beispielsweise eine A-Arbeit mit einer Frist zum 5. August 2021, eine B-Arbeit mit einer Frist zum 13. August 2021 und eine C-Arbeit mit einer Frist zum 06. September 2021 enthält, werden bei einer Einstellung dieser Option auf 31 Tage 2 Erinnerungsmails generiert: eine erste mit den Arbeiten A und B und eine zweite mit der Arbeit C.

 

Modul „Verkauf“

Wählen Sie im Menü „Händelerkonfiguration“ die Registerkarte „Verkauf“ aus, um die Fleetback-Nutzungseinstellungen für den Modus „Verkauf“ zu ändern.

Hier können Sie das direkte Versenden eines Vorgangs von einem mobilen Gerät aus genehmigen, das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren oder entscheiden, ob der Verkäufer benachrichtigt werden soll oder nicht, wenn Ereignisse bezüglich seines Vorgangs auftreten.

Sie können den Zugriff auf das exportierende Fototool auf Planet VO konfigurieren. Füllen Sie die Pflichtfelder aus. Sie können die erforderlichen Elemente bei Ihrem Händlerbetriebs oder bei Ihrem Planet VO-Kontakt anfordern.

 

Vorlagen

Um Ihre Kommunikation noch weiter zu personalisieren und sie im Laufe der Zeit anzupassen, können Sie nun Ihre eigenen Vorlagen erstellen und bearbeiten.

Sie können das Banner bearbeiten, einen Text und ein Werbebild hinzufügen (wie z.B. für Ihre aktuelle Werbeaktion).

Sie können mehrere Vorlagen erstellen und in jeder Sprache anpassen.

Außerdem können Sie dies für jede Marke und jedes Modul tun, das in Ihrer Konfiguration „Allgemeines“ vorhanden ist (nur für die Rolle „Geschäftsführer eines Händlerbetriebs“).

Wählen Sie die Marke und das Modul aus, für das Sie eine Vorlage erstellen möchten, und klicken Sie auf „Anpassen“. Sie befinden sich nun automatisch im Vorschaumodus. Klicken Sie in der rechten unteren Ecke auf „Bearbeiten“. Passen Sie Ihre Vorlage an und klicken Sie auf „Vorschau“ und dann auf „Speichern“, wenn Sie mit dem Resultat zufrieden sind.

Wenn Sie eine Händlergruppe mit mehreren Betrieben leiten, können Sie Vorlagen erstellen, die für alle Betriebe Ihrer Händlergruppe gelten. Dazu benötigen Sie die Rolle „Geschäftsführer einer Händlergruppe“. Bitte wenden Sie sich an uns, wenn Sie an dieser Funktion Interesse haben.

 

Vordefinierte Nachrichten

Auf die gleiche Weise, wie Sie Ihre „Arbeitscheckliste“ anpassen können, können Sie nun eine Liste vordefinierter Nachrichten, die für jede Art von Situation angepasst sind, erstellen.

Sie können für jede Art von Vorgang, die Sie an Ihre Kunden senden, eine Liste mit Nachrichten erstellen. Dies hilft Ihnen, Zeit zu sparen und Ihre Nachricht mit nur einem Klick zu personalisieren.

Die Person, die die Rolle des „Geschäftsführers“ in Fleetback innehat, muss zur Konfiguration „Allgemeines“ gehen, die Registerkarte „Vordefinierte Nachricht“ und eine Sprache auswählen, der Nachricht einen Namen geben und die Nachricht eingeben.

Sie können für jede vordefinierte Nachricht eine Übersetzung in allen auf Fleetback verfügbaren Sprachen hinzufügen und eine unbegrenzte Anzahl von Nachrichten erstellen.

Die Vorschau-Funktion zeigt Ihnen, wie die Nachricht für Ihre Kunden aussehen wird

Wenn Sie sich in einem Vorgang befinden, klicken Sie einfach auf die Dropdown-Liste im Bereich „Nachrichten“ und wählen Sie die vordefinierte Nachricht aus, die Ihrer Maßnahme entspricht.

Wenn Sie die Sprache des Kunden ändern, wird die vordefinierte Nachricht entsprechend angepasst (wenn die Übersetzung für diese Nachricht konfiguriert wurde). Sie können die Nachricht dann bei Bedarf bearbeiten.

 

Checkliste

Klicken Sie im Konfigurationsmenü auf „Checkliste“, um die (Standard-) Listen der vorzuschlagenden Arbeiten zu bearbeiten.

Wählen Sie die anzuzeigende Checkliste basierend auf der Marke oder einer benutzerdefinierten Liste aus.

Die „Standardhersteller“-Listen können eingesehen, jedoch nicht direkt geändert werden. Sie können sie jedoch duplizieren.

Geben Sie dazu den gewünschten Namen oben rechts in der weißen Leiste ein und klicken Sie auf „Duplizieren“. Mit dem angegebenen Namen wird eine vollständig bearbeitbare Checkliste erstellt.

Sie können Zeilen hinzufügen, indem Sie unten auf der Seite auf „Empfehlung erstellen“ klicken, oder sogar eine Kategorie hinzufügen, indem Sie auf die so lautende Schaltfläche klicken.

Mit den Schaltflächen „Speichern“, „Abbrechen“, „Zurück“ und „Löschen“ können Sie die entsprechenden Aktionen ausführen.

Übersetzungen sind optional. Füllen Sie die Checkliste in der/den Sprache/Sprachen aus, die Sie bei Ihren Kunden verwenden.

 

Benutzer verwalten

Einen Benutzer hinzufügen

  • Klicken Sie im Untermenü „Konfiguration“ auf „Benutzer“
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Benutzer hinzufügen“
  • Geben Sie die persönlichen Informationen des Benutzers (Nachname, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefon und möglicherweise ein Foto) und die Nutzerrechte ein
  • Wählen Sie das betreffende Autohaus oder die betreffenden Autohäuser aus
  • Erstellen Sie ein Passwort, wenn der Benutzer eine andere Rolle als Techniker oder Prüfer einnimmt. Das Passwort muss mindestens einen Großbuchstaben, eine Zahl und ein Sonderzeichen enthalten (z.B. „/“)
  • Klicken Sie auf „Speichern“

 

Einen Benutzer bearbeiten

  • Klicken Sie im Untermenü „Konfiguration“ auf „Benutzer“
  • Klicken Sie auf den betreffenden Benutzer
  • Bearbeiten Sie die relevanten Felder
  • Klicken Sie auf „Speichern“

 

Benutzerrollen- und -Rechte

Die verschiedenen Benutzerrollen und entsprechenden Benutzerrechte lauten wie folgt:

 

Händlermanager

  • Hat Zugriff auf die verschiedenen Konfigurationsmenüs der Anwendung
  • Hat Zugriff auf die verschiedenen Statistikmenüs der Anwendung

 

Back Office

  • Meldet sich unter https://www.fleetback.com/login an
  • Erzeugt einen neuen Vorgang
  • Sendet einen in der mobilen App erstellten Vorgang
  • Zeigt den Vorgangsverlauf an
  • Hat Zugriff auf die CRM/Kunden-Funktionen

 

Verkäufer

  • Meldet sich unter https://www.fleetback.com/login an
  • Erzeugt einen neuen Vorgang im Verkaufsmodus
  • Sendet einen in der mobilen App erstellten Vorgang
  • Betrachtet den Vorgangsverlauf im Verkaufsmodus
  • Verwendet die App im Verkaufsmodus

 

Techniker

  • Verwendet die App im After-Sales-Modus

 

Prüfer

  • Verwendet die Oditoo-App

 

Prüfungsleiter

 

Ein Gerät hinzufügen

Klicken Sie im Konfigurationsmenü auf „Geräte“, um ein Gerät zu verknüpfen.

Hier können Sie auch die Liste der mobilen Geräte anzeigen, die bereits mit dem Autohaus verbunden sind. Wenn Sie Fleetback in einer Gruppe mit mehreren Autohäusern einsetzen, müssen Sie den gewünschten Händler auswählen.

Wählen Sie die Schaltfläche „Gerät hinzufügen“, um ein Gerät zu verknüpfen. Standardmäßig wird das Gerät erstellt, um von der Fleetback-App verwendet zu werden. – Wenn Sie Fleetback Oditoo verwenden möchten, wählen Sie Oditoo aus.

Benennen Sie dann Ihr Gerät mit eineme Namen ohne Leerzeichen.

Ein QR-Code wird generiert und auf dem Bildschirm angezeigt. Dieser QR-Code muss bereits beim ersten Start der Fleetback-Anwendung auf dem mobilen Gerät gescannt werden.

Statistik

Der Händleradministrator hat Zugriff auf das Menü „Statistik“, in dem er zahlreiche Statistiken zur Verwendung von Fleetback einsehen kann.

 

Filter

 

Zeitspanne

Sie können die Statistiken nach einem benutzerdefinierten oder vordefinierten Zeitraum filtern.

 

Betrag

Wenn Sie Zugriff auf die Statistiken mehrerer Autohäuser haben, können Sie auch nach den Einnahmen filtern. Klicken Sie auf den Betrag, nach dem Sie die Statistiken bewerten möchten. Zum Beispiel „Durschnitt Ausgaben“. Sie können auch auf die entsprechenden Pfeile klicken, um in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge zu sortieren.

 

Allgemeines

Durch Klicken auf den Namen eines bestimmten Autohauses gelangen Sie zu seinen detaillierten Statistiken. Diese können nach folgenden Filtern gefiltert werden:

 

Vordefinierter Zeitraum

  • „WBH“ bedeutet „Woche bis heute“: von Montag bis heute
  • „JBH“ bedeutet „Jahr bis heute“: vom 1. Januar des aktuellen Jahres bis heute

 

Modus („Alle“,„After-Sales“ oder „Verkauf“)

Sie können die Ergebnisse nach Vorgangsart (Verkauf/After-Sales) oder ohne jegliche Filter (alle) filtern.

 

Status

Basierend auf dem Status des Vorgangs („Warten auf Versand“, „Gesendet“, „Gelesen“, „Beantwortet“, „Geschlossen“).

 

Top Mitarbeiter

Hier können Sie die Vorgänge nach dem Benutzer klassifizieren, der sie durchgeführt hat.

 

Medien

Hier können Sie die Vorgänge anhand der Anzahl der darin enthaltenen Medien klassifizieren.

 

Einnahmen

Nur mit dem Filter „After-Sales“.

 

Antworten

Nur mit dem Filter „Verkauf“.

Online-Zahlung

Um die Bezahlung der durch Ihren Betrieb durchgeführten Vorgänge zu erleichtern, kann die Online-Zahlung aktiviert werden. Nach der Konfiguration können Sie Ihren Kunden die Option anbieten, online zu bezahlen, wenn sie Fleetback-Vorgänge (Karosserie, Garantie und Mechaniker) und Arbeitsberichte erhalten.

 

Erstmalige Einrichtung

Die Online-Zahlung wird von einem externen Partner, Stripe (https://stripe.com/), verwaltet. Stripe verwaltet die Transaktion mit dem Kunden und sendet die Zahlungen an Ihr Bankkonto. Für Folgemaßnahmen zu Transaktionen steht ebenfalls ein Dashboard zur Verfügung.

Bei der Aktivierung der Online-Zahlung sind zwei Felder obligatorisch: die privaten und öffentlichen Stripe-Schlüssel. Mit diesen Schlüsseln können Sie eine Verbindung zwischen den von Ihren Kunden getätigten Zahlungen und Ihrem Stripe-Konto herstellen.

Wenn Sie bereits über ein Stripe-Konto verfügen, finden Sie diese beiden Schlüssel in Ihrem Dashboard unter Entwickler > API-Schlüssel. Sie müssen sie lediglich kopieren und in die entsprechenden Felder in Fleetback einfügen.

Wenn Sie noch kein Stripe-Konto haben, erstellen wir es für Sie und verknüpfen es mit Fleetback. Schicken Sie uns einfach eine E-Mail mit der Nachricht, dass Sie an der Online-Zahlung interessiert sind, und wir rufen Sie gerne zurück.

Hinweis: Stripe erhält eine Provision für geleistete Zahlungen (1,4% + 0,25 € pro Transaktion).

 

Schnittstelle

Sobald die Online-Zahlung aktiviert und konfiguriert ist, wird sie Ihren Kunden automatisch empfohlen.

 

Vorgänge

Bei einem Vorgang haben Sie die Möglichkeit, eine Liste der bereits abgeschlossenen Arbeiten und der noch fertigzustellenden Arbeiten hinzuzufügen. Wenn Sie die Maßnahme an den Kunden senden, überprüft er die Arbeiten in der Liste. Sobald diese Auswahl abgeschlossen ist, kann er online oder im Händlerbetrieb bezahlen.

Um die Zahlung abzuschließen, muss er lediglich seine Kreditkarteninformationen eingeben.

Sobald die Zahlung abgeschlossen ist, wird dies durch ein Banner angezeigt. Der Kunde kann nun auch die zur Zahlung gehörige Rechnung herunterladen.

In Fleetback wird die Online-Zahlung ebenfalls angezeigt. Ein Banner wird am oberen Rand des Vorgangs hinzugefügt, und jede vom Kunden akzeptierte Arbeit wird mit einer Kennzeichnung versehen.

 

Arbeitsbericht

Die Option zur Online-Zahlung steht auch für Arbeitsberichte zur Verfügung. Wenn Ihr Kunde den Bericht erhält, kann er wie bei einer Maßnahme entscheiden, ob er online oder im Händlerbetrieb zahlen möchte.

Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie Vorgänge in Ihren Arbeitsbericht importieren, bereits bezahlte Arbeiten einen Preis von 0€ haben.

Wie bei Vorgängen kann der Kunde die zur Transaktion gehörige Rechnung herunterladen. In Fleetback zeigt ein Banner die Transaktion ebenfalls an, und entsprechende Kennzeichnungen werden neben bereits bezahlten Arbeiten platziert.

 

Folgemaßnahmen zu Zahlungen

Sie können Transaktionen über das Stripe-Dashboard anhand der Registerkarte „Zahlungen“ (https://dashboard.stripe.com/payments) verfolgen.

Jede Zeile entspricht einer von einem Kunden getätigte Online-Zahlung. Das Feld Beschreibung enthält die Rechnungsnummer, die von Fleetback über Ihr Händlerbetriebsverwaltungssystem (DMS) erfasst wurde. Sie können auf eine Transaktion klicken, um weitere Informationen über sie zu erhalten.

Weitere Details zu den in Stripe angezeigten Informationen und verfügbaren Funktionen finden Sie in der offiziellen Dokumentation (https://stripe.com/docs/dashboard).

 

Auszahlung

Die durchgeführten Online-Transaktionen werden an Ihr Stripe-Konto und nicht direkt an Ihr Bankkonto gesandt. Standardmäßig wird, wenn Ihr Konto von uns für Sie eingerichtet wurde, täglich eine Überweisung von Ihrem Stripe-Konto auf Ihr Bankkonto durchgeführt. Diese tägliche Überweisung gruppiert die während des Tages durchgeführten Transaktionen neu.

Sie können Ihre Auszahlungen von Ihrem Stripe-Dashboard unter der Registerkarte Kontostand > Auszahlung  verfolgen.

Medien importieren/exportieren

Wenn Sie einen Vorgang erstellen oder bearbeiten, haben Sie mehrere Medienoptionen:

Sie können neue auf Ihrem Computer gespeicherte Medien hinzufügen, indem Sie sie importieren (Schaltfläche „Ziehen Sie Ihre Medien hierher und legen Sie sie ab“).

Sie können alle zu einem Vorgang gehörigen Medien exportieren, indem Sie auf die Schaltfläche „Alle herunterladen“ klicken und das gewünschte Format auswählen.

Sie können ein einzelnes Medienelement exportieren, indem Sie auf die Schaltfläche „Herunterladen“ klicken, die einen nach unten zeigenden Pfeil aufweist und sich unten im Medienrahmen befindet.

Sie können die Anzeigereihenfolge Ihrer Medien auch ändern, indem Sie auf Neu anordnen klicken. Sie können die Reihenfolge dann ändern, indem Sie auf die Pfeile klicken, um Ihr Foto/Video zu verschieben.


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