Redirecting to default login.. FAQ – Fleetback Campus

Comment pouvons-nous vous aider ?

Vous n'êtes probablement pas la première personne à vous poser cette question, et la réponse est probablement dans la FAQ ci-dessous !
Jetez-y un coup d'œil.

Menu de la FAQ

Comment créer un utilisateur ?

Prérequis: Avoir les droits «  Gestionnaire de concession » dans Fleetback

  • Connectez-vous à votre compte
  • Cliquez sur « Configuration » dans le menu
  • Cliquez sur « Utilisateurs » dans le sous menu « Gestion »
  • Cliquez sur le bouton « Ajouter un utilisateur »
  • Saisissez les informations et droits de l’utilisateur
  • Sélectionnez la/les concession(s) concernée(s)
  • Cliquez sur « Enregistrer »

 

Pour plus d’informations, référez vous à la partie Application Web > Gestion > Configuration > Gérer les utilisateurs > Ajouter un utilisateur.

J’ai perdu/oublié mon mot de passe

  • Connectez-vous sur : https://www.fleetback.com/login
  • Cliquez sur « Mot de passe oublié ? »
  • Inscrivez votre adresse mail
  • Cochez la case « Je ne suis pas un robot »
  • Cliquez sur « Envoyer un e-mail de réinitialisation »
  • Consultez votre boîte mail

 

Comment ajouter un appareil ?

Prérequis : disposer des droits « Gestionnaire de concession » dans Fleetback

  • Connectez-vous à votre compte
  • Cliquez sur « Configuration » dans le menu
  • Cliquez sur « Appareils » dans le sous menu « Gestion »
  • Cliquez sur le bouton « Ajouter un appareil »
  • Sélectionnez pour quel application l’appareil dois être ajouté
  • Inscrire un nom pour l’appareil à ajouter et cliquez sur « Ajouter »
  • Scannez le code barres généré avec l’appareil à ajouter

 

Pour plus d’information référez-vous à la partie Application Web > Gestion > Configuration > Ajouter un appareil.

Mes dossiers ne se synchronisent pas

Plusieurs solutions possibles :

  • Vérifiez la connexion de l’appareil à Internet
  • Vérifiez que l’appareil est à jour
  • Vérifiez que la dernière version de l’application est installée
  • Ecrivez un e-mail à support@fleetback.com en spécifiant la concession, le nom de l’appareil et le ou les dossier(s) bloqué(s)

 

Application en background

Il est recommandé de ne pas fermer l’application avant la synchronisation des interventions car certains appareils bloquent la synchronisation en arrière-plan.

Je me fais déconnecter de l'application web

Cela peut être causé par une connexion internet peu stable. Si cela arrive souvent, contactez votre service IT.

Puis-je utiliser mon téléphone personnel ?

Oui :

  • Les interventions ne sont pas stockées sur l’appareil
  • Les interventions ne sont pas envoyées avec vos données personnelles (sauf en cas de partage de dossier)

Pour plus d’informations, référez-vous à la partie Application Mobile > Historique > Partager un dossier

Comment puis-je joindre le support ?

  • En utilisant notre formulaire de contact
  • En nous écrivant un email : support@fleetback.com
  • Ou, si votre demande est urgente, en nous appelant au +33 372 880 036 ou au +32 2 80 80 828 (Attention ! le deuxième numéro étant un numéro belge, ne pas oublier l’indicatif +32)

Puis-je envoyer un dossier à plusieurs personnes ?

Il n’est actuellement pas possible d’envoyer une intervention simultanément à plusieurs personnes, vous pouvez cependant dupliquer votre dossier et l’envoyer à différentes personnes ou alors partager le lien et le fournir à différentes personnes.

Quelles actions puis-je faire avec mon profil Fleetback ?

Voici les différents rôles disponibles dans Fleetback et leurs droits :

Gestionnaire de concession

  • Accéder aux différents menus de configuration de l’application
  • Accéder aux différents menus de statistiques de l’application

Agent Administratif

  • Se connecter à https://www.fleetback.com
    • Créer une nouvelle intervention
    • Envoyer une intervention créée à partir de l’application mobile
    • Consulter l’historique des interventions
    • Accéder à la fonctionnalité CRM/client

Commercial

  • Se connecter à https://www.fleetback.com
    • Créer une nouvelle intervention en mode Vente
    • Envoyer une intervention créée à partir de l’application mobile
    • Consulter l’historique des interventions en mode Vente
  • Utiliser l’application en mode Vente

Technicien

  • Utiliser l’application en mode Après-Vente

Auditeur

  • Utiliser l’applicatoin Oditoo

Gestionnaire d’audit

  • Se connecter à https://www.fleetback.com
    • Consulter les Audits complétés
    • Créer de nouveaux modèles d’audits
    • Consulter les statistiques d’audits

Quelles statistiques puis-je consulter ?

  • Moyenne de photos par intervention
  • Moyenne de vidéos par intervention
  • Montant proposé
  • Montant accepté
  • Taux de revenu
  • Panier moyen
  • Taux de conversion
  • Le statut des interventions
  • Les top contributeurs

Pour plus d’informations, consultez la partie Application Web > Gestion > Statistiques

Que dois-je vérifier avant d’envoyer un dossier ?

Il vous est fortement conseillé de :

  • Vérifier les informations de contact de votre client
  • Vérifier les informations du véhicule
  • Vérifier votre message
  • Vérifier vos devis importés et votre devis Fleetback
  • Utiliser la fonctionnalité « Prévisualisation » afin de consulter la fiche d’intervention finale que va recevoir votre client

Conseils pour prendre des photos ou vidéos ?

Avant :

  • Déverrouillez l’orientation de votre appareil (ne pas le laisser bloqué en portrait)
  • Tenez votre appareil en mode paysage

Pendant :

  • Commencez par filmer la plaque d’immatriculation (afin de bien identifier le véhicule) dans le cas d’une intervention en mode Après-Vente
  • Coupez le son si vous n’en avez pas besoin
  • Attention à l’utilisation du flash car il peut être reflété sur les pièces métalliques

Après :

  • Lisez votre vidéo / visionnez vos photos avant l’envoi de l’intervention

Comment ajouter une marque à ma concession ?

Vous pouvez contacter notre équipe Support pour demander l’ajout d’une marque à votre concession.

Comment autoriser les notifications de l'application ?

Lorsque vous ouvrez Fleetback dans votre navigateur, une fenêtre d’autorisation apparaît en haut de votre écran.

Cliquez sur « Autoriser » afin d’activer les notifications.

Vous recevrez désormais des notifications dans l’application et dans votre navigateur, par exemple lorsqu’un client répond dans le chat.

Vous pouvez également à tout moment activer manuellement les notifications en cliquant sur l’icône « cadenas » du champ URL de votre navigateur et en sélectionnant « Autoriser les notifications ».

Fleetback en quelques mots

Fleetback App est une application web et mobile qui permet aux concessionnaires de communiquer de manière transparente et réactive avec leurs clients à travers le partage de photos et vidéos via SMS et Email.

 

Objectifs

Fleetback fournit des solutions numériques modernes et simples qui permettent aux concessionnaires de :

  • Augmenter leurs ventes
  • Améliorer leurs procédures internes
  • Fidéliser leurs clients et améliorer leur expérience

En utilisant Fleetback, les concessionnaires permettent à leurs clients d’obtenir:

  • Des messages vidéo personnalisés expliquant ce qui se passe avec leur voiture
  • Une liste de contrôles pour approuver les travaux à effectuer sur leur véhicule
  • Un aperçu complet de l’état de leur véhicule
  • Une confiance et une transparence totales avec leur concessionnaire

Exemples d'utilisation

Quelques exemples d’utilisation :

  • Répondre à une question d’un client sur un véhicule à vendre (neuf ou occasion)
  • Envoyer à un prospect une vidéo du véhicule qui l’intéresse
  • Expliquer les travaux effectués sur un véhicule
  • Recommander des travaux supplémentaires
  • Approuver les travaux et le devis en ligne
  • Réduire le temps passé au téléphone
  • Améliorer la communication interne
  • Effectuer un suivi complet et transparent

Composants

Application Mobile

  • Identification des interventions
  • Prise de photos/vidéos
  • Création de check-lists
  • Envoi de fichiers d’intervention en externe (client ou société de leasing ou d’assurance) ou en interne (réception, conseiller de service, technicien, etc.)

 

Page client

  • Consultation d’interventions
  • Validation des travaux
  • Retour d’information

 

Back-Office (Application Web / Desktop)

  • Consultation des interventions
  • Modification des données
  • Envoi au client
  • Visualisation et exportation des statistiques

Télécharger l'application

Au préalable

  • Assurez-vous d’être connecté à Internet
  • Assurez-vous que l’appareil dispose des dernières mises à jour disponibles (Réglages > Général > Mise à jour Logicielle)
  • Assurez-vous d’avoir un compte iTunes ou GooglePlay

 

App Store

Rendez-vous sur l’App Store Apple ou sur le Google Play Store et recherchez « Fleetback ». Sélectionnez l’application publiée par « ARHS Spikeseed » et installez-la.

Configurer l'application

Premier démarrage de l’application

Recherchez l’application nommée « Fleetback App » parmi vos applications installées, ou cliquez directement sur « Ouvrir », après avoir téléchargé l’application dans l’Apple Store ou le Google Play Store. Démarrez l’application.

 

Ajout du nouvel appareil sur le Back-Office (Application Web / Desktop)

Veuillez contacter la personne qui a le rôle d’Administrateur de concession dans Fleetback.

Plus de détails dans la section Application Web > Gestion > Configuration > Ajouter un appareil

 

Appairage de l’application

Retournez sur votre application mobile Fleetback App. Vous pouvez maintenant cliquer sur « Scanner ». Autorisez l’application à accéder à la caméra de votre appareil mobile.

Scannez alors le QR code généré à l’étape précédante, en veillant à bien centrer l’objectif de votre appareil photo par rapport au QR code.

Votre application mobile est désormais appareillée à votre concession !

Présentation des menus

Menu principal

Dans le menu « Nouveau », vous avez la possibilité de créer une nouvelle intervention Fleetback. Pour cela, renseignez un numéro d’identification du dossier. Vous pouvez également scanner un code-barres ou une plaque d’immatriculation.

 

Interventions (historique)

Dans le menu « Interventions », vous avez accès à l’historique des interventions créées au sein de votre concession. Elles sont classées par date de création, de la plus récente à la plus ancienne.

De plus, la catégorie de l’intervention est renseignée par cinq différents logos correspondant aux modules d’utilisation disponibles dans les deux modes. Le mode « Après-Vente » comprend trois modules : « Mécanique », « Carrosserie » et « Garantie », tandis que le mode « Vente » comprend deux modules : « Stock VO » ou « Message direct ».

Pour plus d’informations, référez-vous à la partie Application Mobile > Mode Après-Vente > Les trois modules

Une barre de recherche est également disponible en haut de l’écran, dans laquelle il est possible de rechercher une intervention via son numéro d’identification de dossier, que vous pouvez scanner, ou par tout autre mot-clé renseigné dans les champs de l’intervention.

 

Paramètres

Dans le menu « Paramètres », vous pouvez consulter les informations concernant votre application et vous pouvez changer la langue ou encore le mode.

 

Version

Vous pouvez consulter la version de Fleetback App que vous utilisez actuellement.

 

Identifiant

L’identifiant correspond au nom attribué à votre appareil mobile lors de son appareillage à la concession.

Pour plus d’informations, référez-vous à la partie Application Mobile > Quick Start > Configurer l’application > Appairage de l’application

 

Appairage de l’appareil

Le sous-menu « connecté à » affiche le nom de la concession à laquelle votre appareil mobile utilisant l’application Fleetback App est appairé.

 

Modes (Vente/ Après-Vente)

Les deux modes disponibles sont « Après-Vente » et « Vente ». La possibilité d’activation de ces modes dépend de votre Administrateur de concession.

Si vous avez accès à chacun des modes, vous pouvez cliquer sur le mode d’utilisation actuel, et ensuite sélectionner le mode de votre choix.

Pour plus d’information sur le mode Vente, référez-vous à la partie Application Mobile > Le mode Vente

Pour plus d’information sur le mode Après-Vente, référez-vous à la partie Application Mobile > Le mode Après-Vente

 

Langue

Vous pouvez ici sélectionner la langue d’utilisation de votre choix parmi les nombreuses langues disponibles pour Fleetback App.

À la date de mai 2021, Fleetback est disponible en :

  • Anglais
  • Français
  • Allemand
  • Néerlandais
  • Espagnol
  • Italien
  • Portugais
  • Suédois
  • Norvégien

Connexion Wi-Fi / 3G / 4G

La connexion Internet est nécessaire pour :

  • Démarrer l’application pour la première fois
  • Envoyer des interventions au Back Office
  • Récupérer une nouvelle configuration depuis le Back Office

Sans connexion Internet :

  • Les interventions peuvent être effectuées mais ne peuvent pas être envoyées
  • L’envoi au Back Office se fera lorsque la connexion sera rétablie

L’utilisation de l’application en dehors de la concession est possible, mais la synchronisation se fera lorsque vous aurez à nouveau une connexion Internet.

Pour empêcher l’utilisation des données cellulaires pour l’application : Réglages> Données cellulaires> Fleetback (sur iPhone uniquement)

Les trois modules

Lorsque vous utilisez l’application Fleetback App en mode « Après-Vente », vous avez accès à trois modules une fois une nouvelle intervention créée.

Les modules « Mécanique » et « Carrosserie » permettent de réaliser un tour de véhicule et de communiquer avec vos clients concernant les travaux à réaliser sur leur véhicule.

Le module « Garantie » permet de conserver des éléments pertinents à un dossier de garantie, en vue d’une communication directe ou ultérieure avec un professionnel (expert, assureur, etc.).

Créer une intervention (mécanique / carrosserie)

Identification manuelle ou via scan

Depuis le menu « Nouveau », vous avez la possibilité de créer une nouvelle intervention Fleetback. Pour cela renseignez un numéro d’identification du dossier (par ex: n° OR, plaque ou nom du client).

Vous pouvez également scanner un identifiant (par ex: code barres d’une fiche de travail ou QR code).

Pour cela, cliquez simplement sur le bouton « Scanner ».

La fonction appareil photo de votre périphérique mobile s’activera alors et vous pourrez scanner le code souhaité.

 

Choix du module

Choisissez le type d’intervention que vous souhaitez créer « Mécanique » ou « Carrosserie ».

Voir Application Mobile > Le mode Après-Vente > Les trois modules

 

Marque

Vous pouvez maintenant sélectionner la marque du constructeur correspondant au véhicule concerné par l’intervention. Cela permettra de générer une page client correspondant à l’identité visuelle de la marque.

 

Recommandations

Vous avez alors accès à une liste de recommandations prédéfinies par l’administrateur de votre concession. Vous pouvez sélectionner une recommandation en cliquant dessus. La ligne concernée passera au vert, indiquant que le statut est « Ok ».

Si vous souhaitez informer le client que certains travaux sont « Recommandés », cliquez une seconde fois sur la ligne. Le symbole devient un point d’exclamation et la couleur de la ligne passe à l’orange.

Si vous souhaitez informer le client que certains travaux sont « Urgents », cliquez une troisième fois sur la ligne. Le symbole se transforme en un signe de danger et la ligne devient rouge.

Pour annuler votre sélection d’une recommandation, cliquez une troisième fois sur celle-ci.

Vous pouvez également « rechercher » une recommandation dans la barre de recherche / loupe.

Pour ajouter une recommandation qui ne figure pas dans la liste, cliquez sur le bouton « + » (sur iOS) / ou « ajouter un élément » (sur Android).

Un champ de texte libre apparaît dans lequel vous pouvez nommer votre recommandation personnalisée.

Le nombre de recommandations sélectionnables n’est pas limité.

Lorsque vous avez sélectionné toutes les recommandations souhaitées, cliquez sur « Suivant ».

 

Médias

Vous pouvez maintenant ajouter des médias (photos ou vidéos) à votre recommandation. Si vous cliquez sur « Nouvelle photo », votre application appareil photo s’ouvrira automatiquement en mode photo. Si vous cliquez sur « Nouvelle vidéo », votre application caméra s’ouvrira automatiquement en mode vidéo.

L’autorisation du microphone et de la caméra sont nécessaires pour le premier lancement.

Vous pouvez maintenant prendre une vidéo explicative du problème constaté sur le véhicule. Vous pouvez également prendre des photos en cliquant sur le bouton « Photo ».

Pour de meilleurs résultats, Fleetback vous recommande de toujours filmer ou prendre des photos en mode paysage. Une fois que vos éléments multimédias sont enregistrés, cliquez sur l’icône « X » en haut à droite.

 

Galerie

Vous pouvez changer de mode une fois l’application appareil photo ouverte, ou accéder à la galerie de votre appareil pour sélectionner des médias existants.

Vous avez la possibilité de modifier et de supprimer vos éléments multimédias actuels, ainsi que de les rendre privés ou publics.

Lorsque vous êtes satisfait de vos éléments multimédias, cliquez sur le bouton « Suivant ».

Pour voir toutes les options de la caméra sur l’application mobile, veuillez vous référer à la section Application Mobile> Médias

 

Message interne

Vous pouvez laisser un message interne avec ou sans vidéo. Vous pouvez également cliquer sur « Contactez-moi » pour indiquer à vos collègues qu’ils doivent vous contacter.

 

Résumé

Vous êtes à la dernière étape de la création d’une intervention sur mobile.

La page « Résumé » vous affiche le nombre de recommandations sélectionnées et le prix total, si disponible.

 

Montan proposé

Il s’agit du montant total des travaux proposés dans « recommandations ». Si aucun prix n’est renseigné, la personne en charge de la facturation devra le compléter manuellement.

 

Utilisateur

Choisissez votre nom dans le menu déroulant en cliquant sur la case.

 

Assigné

Si vous devez attribuer l’intervention à un(e) collègue, vous pouvez le/la sélectionner dans la liste. La liste se développe lorsque vous cliquez sur la case.

 

Temps pour répondre

Il s’agit d’un temps limite de réponse attendue. Vous pouvez l’activer ou non. Cela indique au client l’heure maximale à laquelle il peut répondre afin de pouvoir réaliser les travaux nécessaires à temps pour restituer le véhicule à l’heure initialement prévue.

Cliquez sur l’heure actuellement indiquée et sélectionnez l’heure souhaitée.

 

Le client attend dans la concession

Si le client est déjà dans la concession, vous pouvez le faire savoir à votre équipe en cliquant sur le bouton.

 

Terminer

Cela permet de créer l’intervention et de la synchroniser sur l’application web de votre concession où la personne concernée pourra alors la finaliser et l’envoyer au client.

Il est recommandé de ne pas fermer l’application avant la synchronisation des interventions car certains appareils bloquent la synchronisation en arrière-plan.

Ce processus peut durer quelques secondes selon la bande passante disponible sur votre réseau internet et le nombre de vidéos et photos prises.

L’état d’avancement s’affiche en haut de votre écran ou dans le menu « Interventions » (sur iPhone uniquement).

Plus d’informations dans la section Application Web > Après-Vente > Créer/editer une intervention (mécanique/carrosserie/garantie)

Créer/éditer une intervention (garantie)

Le processus est le même que pour créer une intervention « mécanique/carrosserie »  décrit précédemment. Les seules différences dans ce module « garantie » sont:

  • La « liste des recommandations » n’est pas disponible dans ce module
  • L’écran « message interne » offre uniquement les options « Oui + Vidéo » ou « Non »

Voici les étapes complètes pour créer une intervention garantie :

 

Identification manuelle ou via scan

Dans le menu « Nouveau », vous avez la possibilité de créer une nouvelle intervention Fleetback. Pour cela, renseignez un numéro d’identification du dossier (n° OR, plaque ou nom du client)

Vous pouvez également scanner un identifiant (code barre d’une fiche de travail ou QR code).

Pour cela, cliquez simplement sur le bouton « Scanner ».

La fonction appareil photo de votre périphérique mobile s’activera alors et vous pourrez scanner le code souhaité.

 

Choix du module

Choisissez le type d’intervention « Garantie ».

Pour plus de détails sur les modules, voir la partie  Application Mobile > Le mode Après-Vente > Les trois modules

 

Marque

Vous pouvez maintenant sélectionner la marque constructeur correspondant au véhicule concerné par l’intervention. Cela permettra de générer une fiche client correspondant à la charte graphique de la marque.

 

Médias

Une fois le type d’intervention sélectionné, la fonction caméra s’activera automatiquement en mode vidéo. (Autorisation du micro et de la caméra nécessaire au 1er démarrage)

Vous pouvez maintenant prendre une vidéo explicative du défaut constaté sur le véhicule. Vous pouvez également prendre des photos en cliquant sur le bouton « Image ».

Pour un meilleur rendu, Fleetback vous conseille de toujours filmer ou photographier en mode paysage. Une fois vos médias enregistrés, cliquez sur la croix en haut à droite.

Pour voir toutes les options de la caméra sur l’application mobile, référez-vous à la partie Application Mobile > Médias

 

Galerie

Vous avez la possibilité de modifier, supprimer et de rendre privé ou publique vos médias actuels. Vous pouvez également ajouter des médias en cliquant sur « nouvelle image » ou « nouvelle vidéo ».

Lorsque vous êtes satisfait de vos médias, cliquez sur le bouton « Suivant ».

Pour voir toutes les options de la caméra sur l’application mobile, référez-vous à la partie Application Mobile > Médias

 

Message interne

Vous pouvez laisser un message interne avec ou sans vidéo.

 

Résumé

Vous êtes à la dernière étape de la création d’une intervention sur mobile.

La page « Résumé » vous affiche le nombre de recommandations sélectionnées et le prix total, si disponible.

 

Montant proposé

Il s’agit du montant total des travaux proposés dans « recommandations ». Si aucun prix n’est renseigné, la personne en charge de la facturation devra le compléter manuellement.

 

Utilisateur

Choisissez votre nom dans le menu déroulant en cliquant sur la case.

 

Assigné

Si vous devez attribuer l’intervention à un(e) collègue, vous pouvez le/la sélectionner dans la liste. La liste se développe lorsque vous cliquez sur la case.

 

Temps pour répondre

Il s’agit d’un temps limite de réponse attendue. Vous pouvez l’activer ou non. Cela indique au client l’heure maximale à laquelle il peut répondre afin de pouvoir réaliser les travaux nécessaires à temps pour restituer le véhicule à l’heure initialement prévue.

Cliquez sur l’heure actuellement indiquée et sélectionnez l’heure souhaitée.

 

Le client attend dans la concession

Si le client est déjà dans la concession, vous pouvez le faire savoir à votre équipe en cliquant sur le bouton.

 

Terminer

Cela permet de créer l’intervention et de la synchroniser sur l’application web de votre concession où la personne concernée pourra alors la finaliser et l’envoyer au client.

Il est recommandé de ne pas fermer l’application avant la synchronisation des interventions car certains appareils bloquent la synchronisation en arrière-plan.

Ce processus peut durer quelques secondes selon la bande passante disponible sur votre réseau internet et le nombre de vidéos et photos prises.

L’état d’avancement s’affiche en haut de votre écran ou dans le menu « Interventions » (sur iPhone uniquement).

Plus d’informations dans la section Application Web > Après-Vente > Créer/editer une intervention (mécanique/carrosserie/garantie)

Les 2 modules

Lorsque vous utilisez l’application Fleetback App en mode « Vente », vous avez accès à deux modules une fois une nouvelle intervention créée.

Vous pouvez choisir l’un des deux modules:

  • Le module « Stock VO » est destiné, entre autres, à créer des dossiers « génériques » qui peuvent être utilisés par différents vendeurs de votre groupe. Il peut s’agir de tutoriels, de présentations de véhicule, d’invitations à des événements, etc. Pour envoyer un dossier à un client, il vous suffit de le dupliquer et de le convertir en « message direct » .

Plus de détails dans Application Mobile > Mode Vente > Créer une intervention « Message direct »

  • Le module « Message direct » est destiné à une utilisation commerciale, visant à mettre en avant un véhicule pour un prospect particulier, dans le cadre d’une communication personnalisée et directe.

Créer une intervention « Stock VO »

Le processus est similaire au mode « Après-Vente ».

Vous pouvez vous référer à la partie Application Mobile > Mode Après-Vente > Créer une intervention

Les seules différences dans le mode vente sont:

  • Le choix du module « stock VO » ou « message direct » selon le type d’intervention que vous souhaitez créer.
  • Les infos véhicule sont à compléter uniquement dans le module « Stock VO »
  • L’option « envoi direct » est disponible uniquement dans le module « message direct »

Voici les étapes complètes pour créer une intervention « Stock VO » :

 

Identification manuelle ou via scan

Dans le menu « Nouveau », vous avez la possibilité de créer une nouvelle intervention Fleetback. Pour cela renseignez un numéro d’identification du dossier (par ex: n° OR, plaque ou nom du client).

Vous pouvez également scanner l’identifiant (par ex. n° OR ou fiche de travaux).

Pour cela, cliquez simplement sur le bouton « Scanner ».

La fonction appareil photo de votre périphérique mobile s’activera alors et vous pourrez scanner le code souhaité.

 

Choix du module

Choisissez le module « Stock VO».

Pour plus de détails sur les modules, voir la section Application Mobile > Mode Vente > Les 2 modules

 

Marque

Vous pouvez maintenant sélectionner la marque du constructeur correspondant au véhicule concerné par l’intervention. Cela permettra de générer une page client correspondant à l’identité visuelle de la marque.

 

Infos véhicule

Saisissez les informations du véhicule que vous souhaitez enregistrer.

 

Médias

Une fois le type d’intervention sélectionné, la fonction caméra s’activera automatiquement en mode vidéo. (Autorisation du micro et de la caméra nécessaire au 1er démarrage)

Vous pouvez maintenant prendre une vidéo explicative du défaut constaté sur le véhicule. Vous pouvez également prendre des photos en cliquant sur le bouton « Image ».

Pour un meilleur rendu, Fleetback vous conseille de toujours filmer ou photographier en mode paysage. Une fois vos médias enregistrés, cliquez sur la croix en haut à droite.

Pour voir toutes les options de la caméra sur l’appli mobile, référez-vous à la partie Application Mobile > Médias

 

Galerie

Vous avez la possibilité de modifier, supprimer et de rendre privé ou publique vos médias actuels. Vous pouvez également ajouter des médias en cliquant sur « nouvelle image » ou « nouvelle vidéo »

Lorsque vous êtes satisfait de vos médias, cliquez sur le bouton « Suivant ».

Pour voir toutes les options de la caméra sur l’appli mobile, référez-vous à la partie Application Mobile > Médias

 

Résumé

Vous êtes à la dernière étape de la création d’une intervention sur mobile : la page « Résumé ».

 

Utilisateur

Choisissez votre nom dans le menu déroulant en cliquant sur la case.

 

Terminer

Cela permet de créer l’intervention et de la synchroniser sur l’application web de votre concession où la personne concernée pourra alors la finaliser et l’envoyer au client.

Plus d’informations dans la partie Application Web > Vente > Créer / éditer une intervention « Stock VO »

 

Il est recommandé de ne pas fermer l’application avant la synchronisation des interventions car certains appareils bloquent la synchronisation en arrière-plan.

Ce processus peut durer quelques secondes selon la bande passante disponible sur votre réseau internet et le nombre de vidéos et photos prises.

L’état d’avancement s’affiche en haut de votre écran ou dans le menu « Interventions » (sur iPhone uniquement).

Créer une intervention « Message direct »

Le processus est similaire au mode « Après-Vente ».

Vous pouvez vous référer à la partie Application Mobile > Mode Après-Vente > Créer une intervention

 

Les seules différences dans le mode Vente sont:

  • Le choix du module « Stock VO » ou « Message direct » selon le type d’intervention que vous souhaitez créer.
  • Les infos véhicule sont à compléter uniquement dans le module « Stock VO »
  • L’option « envoi direct » est disponible uniquement dans le module « Message direct »

Voici les étapes complètes pour créer une intervention « Message direct » :

 

Identification manuelle ou via scan

Dans le menu « Nouveau », vous avez la possibilité de créer une nouvelle intervention Fleetback. Pour cela renseignez un numéro d’identification du dossier (par ex: n° OR, plaque ou nom du client).

Vous pouvez également scanner l’identifiant (par ex. n° OR ou fiche de travaux).

Pour cela, cliquez simplement sur le bouton « Scanner ».

La fonction appareil photo de votre périphérique mobile s’activera alors et vous pourrez scanner le code souhaité.

 

Choix du module

Choisissez le module « Message direct ».

Pour plus de détails sur les modules, voir la section Application Mobile > Mode Vente > Les 2 modules

 

Marque

Vous pouvez maintenant sélectionner la marque du constructeur correspondant au véhicule concerné par l’intervention. Cela permettra de générer une page client correspondant à l’identité visuelle de la marque.

 

Infos véhicule

Saisissez les informations du véhicule que vous souhaitez enregistrer.

 

Médias

Une fois le type d’intervention sélectionné, la fonction caméra s’activera automatiquement en mode vidéo. (Autorisation du micro et de la caméra nécessaire au 1er démarrage)

Vous pouvez maintenant prendre une vidéo explicative du défaut constaté sur le véhicule. Vous pouvez également prendre des photos en cliquant sur le bouton « Image ».

Pour un meilleur rendu, Fleetback vous conseille de toujours filmer ou photographier en mode paysage. Une fois vos médias enregistrés, cliquez sur la croix en haut à droite.

Pour voir toutes les options de la caméra sur l’appli mobile, référez-vous à la partie Application Mobile > Médias

 

Galerie

Vous avez la possibilité de modifier, supprimer et de rendre privé ou publique vos médias actuels. Vous pouvez également ajouter des médias en cliquant sur « nouvelle image » ou « nouvelle vidéo »

Lorsque vous êtes satisfait de vos médias, cliquez sur le bouton « Suivant ».

Pour voir toutes les options de la caméra sur l’appli mobile, référez-vous à la partie Application Mobile > Médias

 

Résumé

Vous êtes à la dernière étape de la création d’une intervention sur mobile : la page « Résumé ».

 

Utilisateur

Choisissez votre nom dans le menu déroulant en cliquant sur la case.

 

Informations client

Pour un envoi direct au client, sélectionnez l’option (si ce n’est pas déjà le cas) puis renseignez ses coordonnées ainsi que les informations du véhicule. Vous pouvez désélectionner cette option et finaliser l’intervention en ligne sur l’application web.

 

Terminer

Cela permet de créer l’intervention et de la synchroniser sur l’application web de votre concession où la personne concernée pourra alors la finaliser et l’envoyer au client.

Plus d’informations dans la partie Application Web > Vente > Créer / éditer une intervention « Message direct »

 

Il est recommandé de ne pas fermer l’application avant la synchronisation des interventions car certains appareils bloquent la synchronisation en arrière-plan.

Ce processus peut durer quelques secondes selon la bande passante disponible sur votre réseau internet et le nombre de vidéos et photos prises.

L’état d’avancement s’affiche en haut de votre écran ou dans le menu « Interventions » (sur iPhone uniquement).

Options de l'appareil photo

Autorisations

Lors de la première ouverture, l’application fera une demande d’accès au micro.

 

Mode photo / vidéo

Une fois le type d’intervention sélectionné, la fonction caméra de votre mobile s’activera automatiquement en mode vidéo.

Vous pouvez maintenant prendre une vidéo descriptive et/ou commerciale du véhicule concerné.

Sur le bandeau noir, trois boutons apparaissent. En cliquant sur « Image » vous passez en mode prise de photographie. Recliquez sur le bouton « Vidéo » pour désactiver le mode « Image ». Un message apparait pour signaler dans quel mode vous vous trouvez.

 

Mode privé / public

Un message apparaît pour vous signaler dans quel mode vous êtes. Le mode privé sert à ajouter au dossier des photos/vidéos à usage interne, sans être envoyées au client.

Vous pouvez cliquer sur le bouton « privé» pour l’activer ou le désactiver.

 

Le flash

Le bouton flash « Oui » permet d’activer le flash de l’appareil mobile (si disponible sur votre appareil) de manière permanente. Recliquez sur le bouton flash « Oui » pour le désactiver.

Attention : en mode vidéo, il est impossible d’activer ou désactiver le flash lorsque l’enregistrement a commencé. Pensez à l’activer avant de démarrer l’enregistrement.

 

Son

En cliquant sur le bouton sur le symbole du microphone, vous pouvez désactiver/activer le son pour la vidéo. Le microphone est barré d’un trait lorsqu’il est désactivé.

Attention : en mode vidéo, il est impossible d’activer ou désactiver le micro lorsque l’enregistrement a commencé, il faut utiliser le bouton avant de démarrer l’enregistrement.

 

Caméra frontale / arrière

Le bouton sur le symbole d’interversion des caméras permet (si disponible sur votre appareil) de filmer ou photographier avec la caméra frontale (selfie). Recliquez sur le bouton d’interversion pour basculer à nouveau en mode caméra arrière.

 

Prise de photos / vidéos

Une fois vos options sélectionnées, appuyez sur le bouton rouge afin de lancer la vidéo, ou de prendre une photo si vous êtes en mode image. Recliquez sur le même bouton rouge pour terminer votre vidéo.

Des notifications « Image sauvegardée » ou « Vidéo sauvegardée » s’affichent respectivement.

Cliquez sur la croix en haut à droite pour les visionner.

Éditer des médias

Vous avez la possibilité d’ajouter, modifier ou supprimer des médias.

Lorsque vous avez quitté le mode caméra par un appui sur la croix, vous arrivez dans le mode « Médias » où vous pouvez voir les photos/vidéos que vous avez prises.

En cliquant sur une image ou une vidéo, le menu d’édition s’ouvre.

 

Privé / public

Vous pouvez ici changer le mode « Privé » ou « Public » de l’image ou la vidéo en cliquant sur le cadenas.

  • Le cadenas fermé signifie que le média est privé (visible uniquement en interne dans l’intervention)
  • Le cadenas ouvert signifie que le média est public. (visible pour le client)

 

Supprimer

Vous pouvez supprimer la photo ou vidéo sélectionnée.

 

Éditer

Vous avez également la possibilité d’éditer vos photos (pas les vidéos). En cliquant sur « Éditer », vous basculez automatiquement en mode « Dessin ».

Ici, quatre boutons vous permettent d’éditer la photo avec des outils simples:

  • Les deux premiers boutons, carré et rond, donnent la possibilité de mettre en avant certains éléments sur la photo avec des formes.
  • Le bouton symbolisé par un crayon vous permet de réaliser un dessin libre sur la photo.
  • Le bouton symbolisé par une gomme (sur iPhone uniquement) effacera la dernière action par ordre chronologique à chaque clic.

 

Une fois vos modifications terminées, cliquez sur la flèche en haut à droite pour quitter.

Une confirmation est requise : vous pouvez valider en cliquant sur le bouton « Sauvegarder ».

Conseils pour de bonnes photos / vidéos

Vous pouvez prendre plusieurs vidéos distinctes. Elle se lanceront conséquemment dans la vue client.

Par défaut, les concessions sont limitées à 50 photos et 5 minutes par vidéo avec un maximum de 10 minutes de vidéo.

Plus il y a de photos et de vidéos dans votre dossier, plus il faudra de temps pour synchroniser vos dossiers.

Il est conseillé de rester clair, descriptif, bref et concis lors de vos vidéos.

Lors de la présentation d’un défaut sur un véhicule, Fleetback vous conseille de filmer en démarrant par la plaque d’immatriculation de la voiture concernée, afin de l’identifier au mieux.

Pour un meilleur rendu, Fleetback vous conseille de toujours filmer ou photographier en mode paysage.

L’utilisation du flash peut détériorer la qualité d’image ou de la vidéo si vous photographiez des pièces métalliques réfléchissant la lumière.

La qualité visuelle et sonore globale de vos médias dépend entièrement des équipements techniques de votre appareil mobile.

N’hésitez pas à visualiser vos médias plusieurs fois pour vous assurer qu’ils correspondent à vos exigences.

Recherche dans l'historique

Dans le menu « Interventions », vous avez accès à l’historique des interventions créées au sein de votre concession.

Elles sont classées par date de création, de la plus récente à la plus ancienne.

La catégorie de l’intervention est renseignée par cinq différentes icones correspondant au module : mécanique, carrosserie ou garantie pour l’Après-Vente et Stock VO ou Message direct pour la Vente.

Vous pouvez rechercher une intervention par mot clé présent dans les champs de l’intervention (châssis, plaque, nom, prénom, numéro de téléphone, etc.). Vous pouvez également rechercher une intervention en scannant un identifiant de dossier.

Lorsque vous avez trouvé l’intervention recherchée, son résumé s’affichera en cliquant dessus.

Vous pouvez la modifier, la dupliquer ou la partager.

Plus de détails dans les prochaines étapes.

Éditer un dossier

En consultant le résumé de l’intervention recherchée dans l’historique, cliquez sur l’icône « éditer » (le carré avec un crayon). Cette option est uniquement disponible si l’intervention porte le statut « en attente ».

Vous pouvez alors la modifier de la même manière que lorsque vous avez créé une intervention. Toutes les informations du dossier seront alors préremplies, il vous suffit de les remplacer.

Dupliquer un dossier

En consultant le résumé de l’intervention recherchée dans l’historique, cliquez sur l’icône « dupliquer » (les deux carrés entrelacés).

Une nouvelle intervention s’ouvre sur base de l’intervention sélectionnée. Vous pouvez la modifier de la même manière que lorsque vous avez créé une intervention. Toutes les informations du dossier déjà renseignées seront préremplies, il vous suffit de les modifier.

Partager un dossier

En consultant le résumé d’une intervention depuis l’historique, cliquez sur le bouton « Partager » symbolisé par une flèche sortant d’un carré.

Vous avez alors la possibilité de partager (via SMS, WhatsApp, Facebook, Messenger ou autre application) le lien de l’intervention (la fiche que reçoit le client).

Attention, si l’intervention porte le statut « En attente » ou « Envoyé », vous ne devez partager cela qu’avec le client final, qui aura la faculté de répondre aux sollicitations du vendeur dans le cadre d’une intervention de type « Vente » ou d’accepter des travaux supplémentaires dans le cadre d’une intervention de type « Après-Vente ».

Si l’intervention porte le statut « Répondu », vous pourrez alors partager le lien avec le client final ou de tierces personnes car la faculté de réponse/d’acceptation des tâches sera déjà bloquée.

Attention : l’utilisation de ce mode sort de l’envoi à travers Fleetback. Le dossier sera envoyé avec vos coordonnées personnelles.

Configurer l'application

Ouvrez votre navigateur internet favori (Chrome, Safari, Internet Explorer, etc.)

Entrer l’URL suivant : https://www.fleetback.com/login

Afin de faciliter l’accès, nous vous conseillons d’enregistrer cette adresse dans vos favoris ou de créer un raccourci sur votre bureau.

Introduisez votre nom d’utilisateur et mot de passe.

Note : Si vous sélectionnez « Se souvenir de moi », vos identifiants de connexion resteront enregistrés même après arrêt et redémarrage du navigateur. Ceci n’est pas conseillé si vous utilisez un poste partagé.

 

Appuyez ensuite sur le bouton « Se connecter » afin d’accéder à votre interface Fleetback en ligne.

Si vous avez oublié vos identifiants de connexion contactez votre administrateur de concession ou cliquez sur le bouton « Mot de passe oublié ? ».

Vous trouverez plus de renseignements dans la section FAQ > J’ai oublié mon mot de passe

Présentation des menus

Menu principal gauche

Modes (Vente/ Après-Vente)

Vous pouvez consulter l’historique des interventions du mode « Après-Vente » ou « Vente » en cliquant sur les boutons en haut à gauche de la barre de menu bleue.

Par défaut, les interventions du mode « Après-Vente » s’affichent à l’écran lors de votre connexion à l’application Web.

 

Audits (Oditoo)

Si votre concession à souscrit à une licence Fleetback Oditoo, vous pouvez également consulter l’historique des audits réalisés en cliquant sur le bouton « Oditoo » , en haut à gauche de la barre de menu bleue.

 

Clients

Le bouton « Clients » vous permet d’accéder au menu CRM. Vous y trouverez les coordonnées et l’historique de vos clients Fleetback.

Vous pouvez :

– Rechercher l’historique des interventions concernant un client particulier

Pour ce faire, renseignez son nom, son courriel ou son numéro de téléphone dans la barre de recherche disponible sous l’onglet « Rechercher un client » . Cliquez ensuite sur la loupe ou taper sur la touche « Entrée» de votre clavier.

Sous l’onglet « Interventions », vous pouvez consulter l’historique des interventions liées au client.

 

– Modifier et/ou compléter les coordonnées de contacts de vos clients

Sélectionnez les champs souhaités (langue de communication, civilité, nom, prénom, email et numéro de téléphone) et modifiez-les.

 

– Modifier les préférences de communication de vos clients

Conformément au règlement RGPD no 2016/679/CE, vous pouvez bloquer l’envoi de SMS et/ou d’email aux clients ayant manifesté cette volonté, en cochant les cases correspondantes. Cela désactivera automatiquement ces options dans les prochaines interventions créées à l’attention de ces clients.

 

– Exporter et/ou supprimer les données personnelles de vos clients

Vous pouvez exporter toutes les données clients sauvegardées, en téléchargeant un fichier au format légal requis (.jso).

Cliquez sur le bouton « supprimer » afin de supprimer les données personnelles du client enregistrées dans l’entièreté de l’interface Fleetback.

En supprimant les informations personnelles, toute intervention concernant le client sera anonymisée (remplacé par des « X »).

 

Statistiques (Profil « Administrateur »  uniquement)

L’administrateur de concession à accès au menu « Statistiques » dans lequel il pourra consulter de nombreuses statistiques en rapport avec l’utilisation de Fleetback.

Plus de détails dans la section Application Web > Gestion > Statistiques

 

Chat

Si vous avez souscrit à cette option, vous pouvez utiliser le chat pour des conversations internes (collègues) et externes (clients).

 

Barre de recherche et filtres

La barre de recherche, à l’instar d’un moteur de recherche classique, vous permettra de rechercher une intervention par mot clé (n° OR, plaque d’immatriculation, numéro de téléphone, etc.) parmi l’historique des interventions disponibles.

Si vous utilisez Fleetback au sein d’un groupe de plusieurs concessions, vous avez la possibilité de filtrer les interventions par concession en sélectionnant celle que vous souhaitez dans le menu déroulant à droite de la barre de recherche.

Ce menu est disponible uniquement pour les responsables de groupe qui ont accès à plusieurs concessions.

Les interventions peuvent être filtrées par:

  • Module
  • Auteur
  • Expéditeur (Conseiller de service)
  • Assigné
  • Statut
  • Marque

 

Le numéro à côté du bouton « Filtre » correspond au nombre de filtres appliqués.

Les filtres sélectionnés seront enregistrés et appliqués durant toute la durée de votre session (jusqu’à déconnexion de fleetback.com) même si vous changez de mode (Vente/Après-Vente) ou rafraîchissez vos résultats.

Vous avez la possibilité de cocher différentes options :

  • Afficher uniquement mes interventions
  • Afficher les interventions clôturées
  • Rafraîchir les résultats automatiquement

 

Menu de droite

La zone en haut à droite vous affiche plusieurs éléments.

 

Configuration (Profil « Administrateur » uniquement)

L’administrateur de concession à accès au menu « Configuration », dans lequel il pourra consulter et modifier les informations de la concession (site web, adresse, etc.) mais aussi ajouter de nouveaux utilisateurs, appareils mobiles ou encore créer et modifier des listes de contrôles.

Plus de détails dans la section Application Web > Gestion > Configuration

 

Profil

En cliquant sur votre nom, à droite de la langue, vous accéderez au menu “Profil”, qui vous permet de modifier vos informations personnelles telles que votre numéro de téléphone, votre mot de passe ainsi que votre photo.

 

Langue

Le menu « langue » vous permet de sélectionner la langue d’utilisation souhaitée parmi les nombreuses langues disponibles pour Fleetback.

 

Déconnexion

Cliquez sur le bouton « Se déconnecter » pour quitter l’application.

 

Aide

Le bouton « Aide » sur le symbole du point d’interrogation vous donnera accès aux coordonnées du support technique. Vous pourrez également accéder au présent guide d’utilisation.

Créer / éditer une intervention (mécanique/carrosserie/garantie)

Créer une nouvelle intervention

Cliquez sur « Nouvelle intervention » en haut à droite de l’écran d’accueil.

 

Remplissez les champs:

Concession (si vous avez l’accès)

Si vous utilisez Fleetback au sein d’un groupe de plusieurs concessions, sélectionnez la vôtre parmi la liste déroulante.

 

Marque (requis)

Sélectionnez la marque du véhicule, ou par défaut, la marque principale de la concession parmi la liste déroulante.

 

Module (requis)

Sélectionnez un des trois modules en Après-vente :

Les modules « Mécanique » et « Carrosserie » permettent de réaliser un tour de véhicule et de communiquer avec vos clients concernant les travaux à réaliser sur leur véhicule.

Le module « Garantie » permet de conserver des éléments pertinents à un dossier de garantie, en vue d’une communication directe ou ultérieure avec un professionnel (expert, assureur, etc.). Dans ce module, aucune liste de contrôle ne vous sera proposé par défaut, vous pourrez cependant ajouter des travaux manuellement.

 

Référence (requis)

Renseignez ensuite un numéro d’identification du dossier (n° OR, plaque d’immatriculation ou nom du client).

 

Modifier une intervention

Vous pouvez modifier une intervention déjà créée uniquement si elle porte le statut « En attente d’envoi ».

Sélectionnez l’intervention à modifier et éditez les champs appropriés.

 

Statut du dossier

Le statut du dossier s’affiche dans la barre colorée évolutive

Elle sera respectivement rouge, bleu clair, bleu foncé ou grise selon le statut :

  • En attente d’envoi : le dossier a été créé, mais n’a pas encore été envoyé au client
  • Envoyé : le dossier a été envoyé au client mais, n’a pas encore été lu
  • Lu : le client a lu le dossier, mais n’a pas encore répondu
  • Répondu : le client a répondu au dossier
  • Clôturé : le dossier a été archivé et plus aucune action est possible. Il sera caché du dashboard (sauf si vous avez coché l’option « afficher les interventions clôturées ») mais reste dans l’historique d’interventions.

 

Historique

A droite de cette barre colorée s’affiche l’historique de l’intervention – à savoir les utilisateurs l’ayant créée, modifiée ou envoyée, les actions du client, ainsi que la date et l’heure des actions. L’action la plus récente est affichée en haut de la liste.

 

Infos véhicule

À des fins logistiques et de suivi, tout comme qualitatives, nous vous recommandons de remplir tous les champs de l’intervention.

 

Médias

Les médias relatifs à l’intervention s’affichent dans l’encart « Médias ».

Vous avez la possibilité de :

  • Les modifier en cliquant sur le média concerné
  • Réorganiser l’ordre d’affichage
  • Télécharger tous les médias en différents formats
  • Ajouter de nouveaux médias en les important (« glissez-déposez vos médias ici »)

Plus de détails sur les options de média dans la section Application Web > Médias

 

Informations client

Les informations sur le client permettent de l’identifier et de le contacter. Ils vous permettent également de retrouver un dossier.

Avant d’envoyer une intervention, veillez à remplir tous les champs obligatoires :

  • Civilité
  • Nom
  • Email ou Numéro de téléphone

 

Message

Un message par défaut s’affichera selon le mode (vente/après-vente) de l’intervention. Vous pouvez le compléter ou le modifier dans l’encart « Message ».

 

Travaux à réaliser

Ici, il est possible d’ajouter une plage horaire de réponse attendue, afin de notifier le client que s’il répond aux travaux proposés avant l’heure spécifiée, son véhicule pourra lui être remis aux dates et heures initialement prévus.

 

Travaux réalisés

Vous pouvez renseigner les travaux qui ont déjà été effectués sur le véhicule.

 

Joindre un document

Il est possible de joindre un devis, une fiche descriptive ou n’importe quel autre document dans l’encart « Devis et autres fichiers attachés ». Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Devis et autres fichiers attachés » et choisissez le fichier de votre choix. Les formats de fichiers populaires (de type PDF, Excel, Word, JPG, etc.) sont supportés.

 

Liste de travaux (Liste de contrôle)

Dans l’encart « Liste des travaux » vous visualiserez les travaux recommandés au client. Ils ont été sélectionnés par le technicien en amont, ou devront être sélectionnés si l’intervention vient d’être créée.

Si la liste de contrôle proposée ne contient pas les travaux souhaités, cliquez sur le bouton « Ajouter un travail à réaliser », en bas de la liste des travaux. Vous pouvez alors donner une brève description du travail à réaliser.

A gauche du prix, le menu déroulant affiche le niveau d’urgence du travail recommandé. « OK » signifie que le travail n’est pas à réaliser, « Offert » signifie que le travail a été réalisé mais qu’il ne sera pas facturé. Les autres niveaux disponibles sont « Conseillé » et « Urgent ».

Vous pouvez ensuite tarifer ces travaux, en incluant la TVA ou Hors Taxe. Vous pouvez aussi ajouter une remise en montant ou pourcentage.

Attention : il est vivement conseillé d’ajouter le prix, sans quoi le client pourrait accepter le travail et exiger la gratuité de ce dernier.

 

Options du dossier

Enregistrer

Une fois les champs nécessaires remplis (civilité et nom) cliquez sur « Enregistrer » en haut de la page.

 

Envoyer

Une fois le dossier enregistré, le bouton « Envoyer » s’affiche alors. En cliquant dessus, vous avez la possibilité de « Partager le lien » de la fiche client (via Whatsapp, Messenger ou autre application), d’envoyer l’intervention « Par e-mail », « Par SMS » ou « Par e-mail et SMS », selon les coordonnées du client que vous avez renseignées.

 

Importer

Le bouton « Importer » vous offre les possibilités de « Lier des audits à l’intervention » ou d’« Importer un rapport T-Scan ».

 

Audit

Un audit ayant le même identifiant que votre intervention Fleetback sera automatiquement recherché et proposé si disponible.

Sinon, vous pouvez rechercher un audit en renseignant son identifiant dans la barre de recherche. Lorsque vous avez trouvé l’Audit désiré, cliquez sur « Confirmer ». Les travaux supplémentaires identifiés lors de l’Audit s’ajouteront alors automatiquement dans la liste des travaux de votre intervention.

Note : cette fonctionnalité nécessite une licence Fleetback Oditoo.

 

T-Scan

Si votre concession utilise le système T-Scan, vous avez la possibilité d’en importer un rapport en cliquant sur « Importer un rapport T-Scan ». Recherchez alors votre rapport en entrant un numéro d’immatriculation et/ou un numéro VIN.

Note : cette fonctionnalité nécessite une licence T-Scan.

 

Prévisualiser

Le bouton « Prévisualiser » vous permettra de prévisualiser la « fiche client » qui sera envoyée au client afin de vous assurer qu’elle correspond à vos attentes (et de la modifier dans le cas contraire.)

Note : Vous ne pouvez prévisualiser la fiche client que lorsque tous les champs obligatoires ont été remplis.

 

Dupliquer

Le bouton « Dupliquer » vous permet de reprendre les informations d’une intervention pour en créer une nouvelle, similaire. Vous devez alors renseigner une nouvelle référence, choisir la marque et le type d’intervention.

Par exemple vous pouvez créer une intervention « Carrosserie » à partir d’une intervention « Mécanique ».

 

Accepter manuellement

Le bouton « Accepter manuellement » vous permet, si le client a accepté ou refusé les travaux lors d’une conversation téléphonique, de renseigner cet accord ou ce refus dans l’intervention Fleetback correspondante.

Sélectionnez les travaux proposés et cochez « Accepté » en cas d’acceptation ou laissez la case vide si le client a refusé. En dessous, sélectionnez l’origine de la validation client.

Vous pouvez ensuite valider les travaux et notifier le client par email, sms ou les deux. Il est possible de ne pas notifier le client du statut du dossier.

 

Imprimer

Le bouton « Imprimer » vous permet d’imprimer le récapitulatif complet de l’intervention.

 

Retour

Le bouton « Retour » vous fera accéder à l’écran précédant, à savoir, la page d’historique des interventions.

 

Clôturer / Supprimer

Si vous ne souhaitez plus afficher une intervention dans votre dashboard/vos résultats, cliquez sur le bouton « Clôturer ». Elle ne sera visible uniquement si vous sélectionnez le filtre « afficher les interventions clôturées ». Une fois une intervention clôturée, le bouton « Supprimer » apparaît et vous avez alors la possibilité de la supprimer.

Attention : la suppression d’une intervention Fleetback est irréversible.

Créer / éditer un rapport de travaux

Il s’agit d’un nouveau type d’intervention en Après-vente nommé « rapport des travaux ». Cette fonctionnalité doit être activée par votre Gestionnaire de concession.

 

Travaux réalisés

Dans vos interventions Après-Vente, vous pourrez lister les travaux réalisés sur un véhicule, ainsi que leur prix et niveau d’urgence.

Ils seront générés automatiquement sur base des travaux acceptés par le client. Vous pouvez également en rajouter manuellement.

Vous pouvez importer plusieurs interventions « répondues » (manuellement ou automatiquement).

Cela permet au client d’avoir un rapport sur tout ce qui a été effectué sur son véhicule.

 

Travaux à planifier

Dans vos interventions Après-Vente, les travaux proposés qui ont été refusés par le client seront listés dans les « travaux à planifier » selon leur niveau d’urgence.

Vous pouvez ajouter une échéance en termes de date (obligatoire) ou de kilomètres.

Cela permettra d’envoyer des relances automatiques à vos clients afin de leur rappeler l’échéance des travaux à planifier.

Lors de l’envoi du rapport de travaux, le client a le choix d’être recontacté ou de prendre rendez-vous sur le site de votre concession.

Gestion des relances

Les relances dans Fleetback vous permettent de facilement suivre les travaux à venir pour vos clients. Elles sont soit automatiquement générées à partir des rapports de travaux et des interventions envoyés, soit manuellement créées, et sont paramétrables pour s’adapter au besoin de votre concession. L’envoi d’un message au client concerné peut se faire de façon automatique ou manuel.

 

Paramétrage

Afin d’utiliser le système de relance au sein de votre concession, ce dernier doit être activé par votre gestionnaire de concession.

 

Interface des relances

L’accès à l’interface des relances se fait via le menu Après Ventes > Relances.

La liste des relances est alors affichée. Il est possible de filtrer les relances par date en utilisant les options en haut de la page. Il est également possible de changer l’ordre d’affichage en utilisant les flèches à coté des titres des colonnes.

Chaque relance affiche les informations suivantes :

  • « Date d’envoi » : la date prévu pour l’envoi de la relance. Elle est affiché en rouge si la relance n’est pas envoyée et que la date est dépassée.
  • « Client » : client concerné par la relance.
  • « Travaux » : le nombre de travaux planifiés dans la relance ainsi que le nombre d’interventions liées.
  • « Status » : le status de la relance. Tout comme une intervention, les différents status sont « En attente d’envoi », « Envoyé », « Lu » et « Répondu ».

Il est possible d’étendre l’affichage d’une relance pour obtenir des informations suplémentaires, à savoir les informations du client, les interventions liées et le détails des travaux.

Le bouton « Éditer » permet d’accéder aux détails de la relance, de visualiser et modifier les données. A noter qu’il n’est plus possible d’éditer une relance dès lors que cette dernière est lu par le client (Status = « Lu »).

Le bouton information, disponible jusqu’à ce qu’un rappel soit lu par le client, permet jusqu’à 3 actions :

  • « Envoyer maintenant » : envoi la relance immédiatement. La date d’envoi est mis à jour après cette opération.
  • « Planifier » : modifie la date d’envoi initialement prévue. Cette option est uniquement disponible si la relance n’est pas déja envoyée.
  • « Fermer » : supprime la relance.

 

Vous pouvez étendre la vue d’un rappel pour afficher des informations supplémentaires telles que les informations client, les interventions liées et les détails des travaux.

 

Créer une relance

En plus de la génération automatique à partir des raports de travaux et des interventions, il est possible de créer manuellement des relances. Pour cela, il est necessaire d’indiquer le client concerné par la relance, la date d’envoi, la marque du véhicule et enfin une référence dossier.

La relance est créée et les informations client sont automatiquement completées. Comme pour une intervention, vous avez la possibilité d’ajouter des médias et des pièces jointes qui seront transmis au client dans le message de la relance.

Il ne vous reste plus qu’à indiquer en bas de la page la liste des travaux relatifs à cette relance. Pour chaque travail, il est possible d’indiquer un niveau de recommandation ainsi qu’un prix.

Vous pouvez également générer cette liste de travaux en important un audit ou un rapport T-Scan.

 

Envoi d’une relance

Si l’option est activée, une relance sera automatiquement envoyée lorsque la date d’échéance sera atteinte. Il est également possible d’envoyer la relance manuellement.

Le message reçu par le client contient, entre autres, la liste des travaux à planifier de la relance. 3 options lui sont alors disponibles :

 

« Prendre un rendez-vous »

Cette option n’est disponible que si votre concession a indiqué le lien de son site internet pour la prise de rendez vous dans sa configuration (Configuration > Général). Lorsque le client sélectionne cette option, il est redirigé vers le site de votre concession pour la prise de rendez vous. De plus, les travaux sélectionnés sont indiqués comme acceptés sur la page de la relance concernée, les travaux non sélectionnés comme refusés. Le statut de la relance passe à « répondu ».

Une fois cette option choisie, il n’est plus possible de modifier les travaux sélectionnés. Il est cependant possible d’indiquer pour le client qu’il souhaite être recontacté. Un message l’indique dans l’interface de la relance.

 

« Refuser tous les travaux »

Les travaux sont indiqués comme refusés dans l’interface de la relance. Le statut de la relance passe à « répondu ».

De la même facon que pour l’option « Prendre un rendez-vous », il n’est plus possible pour le client de modifier son choix après cette action. Il peut cependant indiquer qu’il souhaite être recontacté, l’affichant dans l’interface de la relance.

 

« Je souhaite être recontacté »

Le status de la relance reste à « lu », mais un message vous indique que le client souhaite être recontacté.

Dans cet état, il est possible pour un conseiller après avoir pris contact avec le client d’indiquer manuellement les travaux acceptés par le client. Le statut de la relance passe alors à « répondu ».

Créer une intervention « Message direct »

Créer une nouvelle intervention

Cliquez sur « Nouvelle intervention » en haut à droite de la barre blanche.

Remplissez les champs requis :

 

Concession

Si vous utilisez Fleetback au sein d’un groupe de plusieurs concessions, sélectionnez la vôtre parmi la liste déroulante.

 

Marque

Sélectionnez la marque du véhicule, ou par défaut, la marque principale de la concession parmi la liste déroulante.

 

Module

Lorsque vous utilisez Fleetback en mode « Vente », vous avez accès à deux modules une fois une nouvelle intervention créée. Dans le cas d’une intervention message direct, sélectionnez « Message direct ».

Le module « Message direct » est destiné à une utilisation commerciale, visant à mettre en avant un véhicule pour un prospect particulier, dans le cadre d’une communication client personnalisée et directe.

 

Référence

Renseignez ensuite un numéro d’identification du dossier (plaque d’immatriculation ou nom du client).

 

Modifier une intervention

Vous pouvez modifier une intervention déjà créée uniquement si elle porte le statut « En attente d’envoi ».

Sélectionnez l’intervention à modifier et éditez les champs concernés.

 

Statut du dossier

Le statut du dossier s’affiche dans la barre colorée évolutive.

Elle sera respectivement rouge, bleu clair, bleu foncé ou grise selon le statut :

  • En attente d’envoi : le dossier est créé mais n’a pas encore été envoyé au client
  • Envoyé : le dossier a été envoyé au client mais n’a pas encore été lu
  • Lu : le client a lu le dossier mais n’a pas encore répondu
  • Répondu : le client a répondu au dossier
  • Clôturé : le dossier a été archivé et plus aucune action est possible. Il sera caché du dashboard (sauf si vous avez coché l’option « afficher les interventions clôturées ») mais reste dans l’historique d’interventions.

 

Historique

A droite de cette barre colorée s’affiche l’historique de l’intervention – à savoir les utilisateurs l’ayant créée, modifiée ou envoyée, les actions du client, ainsi que la date et l’heure des actions. L’action la plus récente est affichée en haut de la liste.

 

Informations véhicule

De plus, à des fins logistiques et de suivi, tout comme qualitatives, nous vous recommandons de remplir tous les champs de l’intervention.

 

Médias

Les médias relatifs à l’intervention s’affichent dans l’encart « Médias ».

Vous avez la possibilité de :

  • Les modifier en cliquant sur le média concerné
  • Réorganiser l’ordre d’affichage
  • Télécharger tous les médias en différents formats
  • Ajouter de nouveaux médias en les important (« glissez-déposez vos médias ici »)

 

Plus de détails sur les options de médias dans la section Application Web > Médias

 

Informations client

Les informations client permettent de l’identifier et de le contacter. Ils vous permettent également de retrouver le dossier.

Avant d’envoyer une intervention, veillez à remplir tous les champs obligatoires :

  • Civilité
  • Nom
  • Email ou Numéro de téléphone.

 

Message

Un message par défaut s’affichera selon le mode (Vente/Après-Vente) de l’intervention. Vous pouvez le compléter ou le modifier dans l’encart « Message ».

 

Joindre un document

Il est possible d’ajouter une offre de prix, une brochure, une fiche descriptive ou n’importe quel autre document dans l’encart « Devis et autres fichiers attachés ». Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Devis et autres fichiers attachés » et choisissez le fichier de votre choix. Les formats de fichiers populaires (de type PDF, Excel, Word, JPG, etc.) sont supportés.

 

Options du dossier

Enregistrer

Une fois les champs nécessaires remplis (civilité et nom) cliquez sur « Enregistrer » en haut de la page.

 

Envoyer

Une fois le dossier enregistré, le bouton « Envoyer » s’affiche alors. En cliquant dessus, vous avez la possibilité de « Partager le lien » de la fiche client (via Whatsapp, Messenger ou autre application), d’envoyer l’intervention « Par e-mail », « Par SMS » ou « Par e-mail et SMS », selon les coordonnées du client que vous avez renseignées.

 

Prévisualiser

Le bouton « Prévisualiser » vous permettra de prévisualiser la « fiche client » qui sera envoyée au client afin de vous assurer qu’elle correspond à vos attentes et d’opérer à d’éventuelles modifications dans le cas contraire.

 

Dupliquer

Le bouton « Dupliquer » vous permet de reprendre les informations d’une intervention pour en créer une nouvelle, similaire. Vous devez alors renseigner une nouvelle référence, choisir la marque et le type d’intervention.

Par exemple vous pouvez créer une intervention « Message Direct » à partir d’une intervention « Stock VO ».

Cette fonctionnalité vous permet par exemple de ne pas reprendre des vidéos ou photos d’une même voiture dont vous souhaitez faire la publicité à différents clients.

 

Imprimer

Le bouton « Imprimer » vous permet d’imprimer le récapitulatif complet de l’intervention.

 

Retour

Le bouton « Retour » vous fera accéder à l’écran précédant, à savoir, la page d’historique des interventions.

 

Clôturer / Supprimer

Si vous ne souhaitez plus afficher une intervention dans votre dashboard/vos résultats, cliquez sur le bouton « Clôturer ». Elle ne sera visible uniquement si vous sélectionnez le filtre « afficher les interventions clôturées ». Une fois une intervention clôturée, le bouton « Supprimer » apparaît et vous avez alors la possibilité de la supprimer.

Attention : la suppression d’une intervention Fleetback est irréversible.

Créer une intervention « Stock VO »

Créer une nouvelle intervention

Cliquez sur « Nouvelle intervention » en haut à droite de la barre blanche.

Remplissez les champs requis :

 

Concession

Si vous utilisez Fleetback au sein d’un groupe de plusieurs concessions, sélectionnez la vôtre parmi la liste déroulante.

 

Marque

Sélectionnez la marque du véhicule, ou par défaut, la marque principale de la concession parmi la liste déroulante.

 

Module

Lorsque vous utilisez Fleetback en mode « Vente », vous avez accès à deux modules une fois une nouvelle intervention créée. Dans le cas d’une intervention Stock VO, sélectionnez « Stock VO ».

Le module « Stock VO » est destiné, entre autres, à créer des dossiers “génériques” qui peuvent être utilisés par différents vendeurs de votre groupe. Il peut s’agir de tutoriels, de présentations de véhicule, d’invitation à des événements, etc. Pour envoyer un dossier à un client, il vous suffit alors de le dupliquer et de le convertir en “Message direct”.

 

Référence

Renseignez ensuite un numéro d’identification du dossier (plaque d’immatriculation ou nom du client).

 

Modifier une intervention

Vous pouvez modifier une intervention déjà créée uniquement si elle porte le statut « En attente d’envoi ».

Sélectionnez l’intervention à modifier et éditez les champs concernés.

 

Statut du dossier

Le statut du dossier s’affiche dans la barre colorée évolutive.

Elle sera respectivement rouge, bleu clair, bleu foncé ou grise selon le statut :

  • En attente d’envoi : le dossier est créé mais n’a pas encore été envoyé au client
  • Envoyé : le dossier a été envoyé au client mais n’a pas encore été lu
  • Lu : le client a lu le dossier mais n’a pas encore répondu
  • Répondu : le client a répondu au dossier
  • Clôturé : le dossier a été archivé et plus aucune action est possible. Il sera caché du dashboard (sauf si vous avez coché l’option « afficher les interventions clôturées ») mais reste dans l’historique d’interventions.

 

Historique

A droite de cette barre colorée s’affiche l’historique de l’intervention – à savoir les utilisateurs l’ayant créée, modifiée ou envoyée, les actions du client, ainsi que la date et l’heure des actions. L’action la plus récente est affichée en haut de la liste.

 

Informations véhicule

De plus, à des fins logistiques et de suivi, tout comme qualitatives, nous vous recommandons de remplir tous les champs de l’intervention.

 

Médias

Les médias relatifs à l’intervention s’affichent dans l’encart « Médias ».

Vous avez la possibilité de :

  • Les modifier en cliquant sur le média concerné
  • Réorganiser l’ordre d’affichage
  • Télécharger tous les médias en différents formats
  • Ajouter de nouveaux médias en les important (« glissez-déposez vos médias ici »)

 

Plus de détails sur les options de médias dans la section Application Web > Médias

 

Informations client

Les informations client permettent de l’identifier et de le contacter. Ils vous permettent également de retrouver le dossier.

Avant d’envoyer une intervention, veillez à remplir tous les champs obligatoires :

  • Civilité
  • Nom
  • Email ou Numéro de téléphone.

 

Message

Un message par défaut s’affichera selon le mode (Vente/Après-Vente) de l’intervention. Vous pouvez le compléter ou le modifier dans l’encart « Message ».

 

Joindre un document

Il est possible d’ajouter une offre de prix, une brochure, une fiche descriptive ou n’importe quel autre document dans l’encart « Devis et autres fichiers attachés ». Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Devis et autres fichiers attachés » et choisissez le fichier de votre choix. Les formats de fichiers populaires (de type PDF, Excel, Word, JPG, etc.) sont supportés.

 

Options du dossier

Enregistrer

Une fois les champs nécessaires remplis (civilité et nom) cliquez sur « Enregistrer » en haut de la page.

 

Envoyer

Une fois le dossier enregistré, le bouton « Envoyer » s’affiche alors. En cliquant dessus, vous avez la possibilité de « Partager le lien » de la fiche client (via Whatsapp, Messenger ou autre application), d’envoyer l’intervention « Par e-mail », « Par SMS » ou « Par e-mail et SMS », selon les coordonnées du client que vous avez renseignées.

 

Prévisualiser

Le bouton « Prévisualiser » vous permettra de prévisualiser la « fiche client » qui sera envoyée au client afin de vous assurer qu’elle correspond à vos attentes et d’opérer à d’éventuelles modifications dans le cas contraire.

 

Dupliquer

Le bouton « Dupliquer » vous permet de reprendre les informations d’une intervention pour en créer une nouvelle, similaire. Vous devez alors renseigner une nouvelle référence, choisir la marque et le type d’intervention.

Par exemple vous pouvez créer une intervention « Message Direct » à partir d’une intervention « Stock VO ».

Cette fonctionnalité vous permet par exemple de ne pas reprendre des vidéos ou photos d’une même voiture dont vous souhaitez faire la publicité à différents clients.

 

Imprimer

Le bouton « Imprimer » vous permet d’imprimer le récapitulatif complet de l’intervention.

 

Retour

Le bouton « Retour » vous fera accéder à l’écran précédant, à savoir, la page d’historique des interventions.

 

Clôturer / Supprimer

Si vous ne souhaitez plus afficher une intervention dans votre dashboard/vos résultats, cliquez sur le bouton « Clôturer ». Elle ne sera visible uniquement si vous sélectionnez le filtre « afficher les interventions clôturées ». Une fois une intervention clôturée, le bouton « Supprimer » apparaît et vous avez alors la possibilité de la supprimer.

Attention : la suppression d’une intervention Fleetback est irréversible.

Configuration (Gestionnaire de concession uniquement)

Le gestionnaire de concession à accès au menu « Configuration », en haut à droite de la barre bleue, dans lequel il pourra consulter et modifier les informations de la concession (site web, adresse etc.) mais aussi ajouter de nouveaux utilisateurs, appareils mobiles ou encore créer et modifier des listes de contrôles.

 

Général : informations de la concession et modules

Dans le menu de configuration, cliquez sur « Général ».

 

Défaut / Général

Les informations et coordonnées de base de la concession s’affichent ici, telles que le pays, la langue client par défaut, l’adresse et le site web de la concession etc.

Les champs respectifs sont tous modifiables. Après chaque modification, assurez-vous de cliquer sur le bouton « Enregistrer », en haut de la page.

Sous les informations général, l’encart « Statistiques », vous permet, si vous utilisez Fleetback au sein d’un groupe ayant plusieurs concessions, de partager les statistiques de votre concession avec le Groupe. Vous pouvez à cet effet cocher la case « Partager les statistiques de ma concession avec le Groupe » ou la laisser vide.

 

Marques

Les fonctionnalités décrites précédemment sont également disponibles pour chaque marque en particulier, si votre concession est multi-marques.

Ainsi, vous pouvez par exemple indiquer un site web différent pour deux marques différentes. Vous pouvez également partager uniquement les statistiques d’une marque sans partager celles liées à une autre marque.

Pour accéder et modifier les informations d’une marque en particulier, sélectionnez-la sous « Informations de contact ».

 

Module « Après-Vente »

Sous le menu « Configuration concessionnaire », sélectionnez l’onglet « Après-Vente » pour modifier les paramètres d’utilisation de Fleetback en mode « Après-Vente ».

Sous le menu « Notifications », vous pouvez régler les paramètres de notification désirés.

Il est également possible de renseigner des « Emails pour les évènements en mode Après-Vente ». Les courriels renseignés ici recevront les emails de notifications pour toutes les interventions Après-Vente créées dans la concession.

Vous pouvez aussi autoriser l’envoi direct d’une intervention depuis un périphérique mobile, en cochant la case respective, ou encore définir les listes de contrôle par défaut qui seront proposé lors de la création d’une intervention « Après-Vente », pour chaque marque de votre concession.

 

Gestion des relances

Les relances dans Fleetback vous permettent de facilement suivre les travaux à venir pour vos clients. Elles sont soit automatiquement générées à partir des rapports de travaux et des interventions envoyés, soit manuellement créées, et sont paramétrables pour s’adapter au besoin de votre concession. L’envoi d’un message au client concerné peut se faire de façon automatique ou manuel.

4 options sont alors disponibles pour configurer vos relances :

  • « Autoriser l’usage des relances » : active ou non la fonctionnalité pour votre concession. Par défaut, la fonctionnalité est désactivée.
  • « Autoriser l’envoi automatique des relances » : si activé, les message de relance seront automatiquement envoyés à vos client à la date d’échéance configurée. Par défaut, cette fonctionnalité est désactivée.
  • « Nombre de jours avant la date d’échéance pour envoyer les relances des travaux à planifier » : configure la date avant l’envoi d’une relance. Par exemple, si la date d’échéance des travaux servant à générer une relance est planifiée au 30 juin 2021 et que vous avez défini cette option à 10 jours, la date d’envoi de la relance sera le 20 juin 2021.
  • « Nombre de jours pour grouper les travaux à planifier afin d’organiser des relances » : configure la plage pour grouper les travaux à prévoir en relances depuis un rapport de travaux. Par exemple, si votre rapport de travaux indique un travail A à effectuer le 05/08/2021, un travail B à effectuer le 13/08/2021 et un travail C à effectuer le 06/09/2021, avec cette option réglée à 31 jours, 2 relances seront créées : une relance comprenant le travail A et B, une seconde comprenant le travail C.

 

Module « Vente »

Sous le menu « Configuration concessionnaire », sélectionnez l’onglet « Vente » pour modifier les paramètres d’utilisation de Fleetback en mode « Vente ».

Vous pouvez ici autoriser l’envoi direct d’une intervention depuis un périphérique mobile, en cochant la case respective, ou décider de notifier ou non le commercial lorsque des évènements surviennent sur ses interventions.

Vous pouvez configurer l’accès à l’outil d’exportation des photos sur Planet VO. Remplissez les champs nécessaires. Vous pouvez demander les informations nécessaires à votre gestionnaire de concession ou votre contact chez Planet VO.

 

Templates

Afin de personnaliser et d’adapter vos communications encore plus, vous pouvez désormais créer et modifier vos propres templates.

Vous pouvez modifier la bannière, ajouter un texte et ajouter une image publicitaire (comme votre campagne promotionnelle actuelle.)

Vous pouvez créer plusieurs templates et les personnaliser dans toutes les langues.

Cela peut être fait pour toute marque et module que vous avez dans votre configuration générale (rôle « Gestionnaire de concession » uniquement).

Sélectionnez la marque et le module pour lequel vous voulez créer un template et cliquez sur « Customiser ». Vous arriverez automatiquement en mode « Prévisualisation ». Cliquez sur « Éditer » en bas à droite. Customisez votre template et cliquez sur « Prévisualiser » pour voir le résultat. Une fois satisfait, enregistrez et nommez votre template.

Si vous gérez un groupe de plusieurs concessions, vous pouvez créer des templates qui s’appliqueront à toutes vos concessions du groupe. Vous pouvez le faire uniquement si vous avez le rôle de « Gestionnaire de groupe ». Si cela vous intéresse, veuillez nous contacter.

 

Messages prédéfinis

De la même manière que vous pouvez customiser vos listes de contrôle, vous pouvez maintenant créer une liste de messages prédéfinis, adaptés à chaque situation.

Vous pouvez créer un message pour tout type d’intervention que vous envoyez à vos clients. Cela vous permettra de gagner du temps et de personnaliser vos messages en un clic.

Allez dans la configuration générale, sélectionnez l’onglet « Messages prédéfinis », sélectionnez une langue, nommez le message et rédigez le contenu.

Vous pouvez ajouter des traductions dans toutes les langues disponibles sur Fleetback pour chaque message prédéfini et créer un nombre illimité de messages.

Vous pouvez prévisualiser le message afin de voir ce que vos clients recevront.

Une fois dans une intervention, il vous suffit de cliquer sur la liste déroulante dans la section « Message » et sélectionner le message qui correspond à votre intervention.

Si vous changez la langue de votre client, le message prédéfini s’adaptera (si la traduction a été configurée pour ce message). Vous pouvez ensuite éditer le message si nécessaire.

 

Liste de contrôle

Dans le menu de configuration, cliquez sur « Liste de contrôle » pour modifier les listes (par défaut) de travaux à proposer.

Sélectionnez la liste de contrôle à consulter, selon la marque ou une liste personnalisée.

Les listes « Défaut constructeur » sont consultables mais pas modifiables directement. Vous pouvez cependant les dupliquer.

Pour ce faire, indiquez le nom désiré en haut à droite de la barre blanche, puis cliquez sur « Dupliquer ». Une liste de contrôle entièrement modifiable se créée alors et portera le nom indiqué.

Vous pouvez ajouter des lignes en cliquant sur « Créer un contrôle » en bas de la page, où même ajouter une catégorie en cliquant sur le bouton éponyme.

Les boutons « Enregistrer », « Annuler », « Retour », et « Supprimer » permettent de réaliser les actions éponymes.

Les traductions sont facultatives, complétez la liste de contrôle dans la ou les langue(s) que vous utiliserez avec vos clients.

 

Gérer les utilisateurs

Ajouter un utilisateur

  • Cliquez sur « Utilisateurs » dans le sous menu « Configuration »
  • Cliquez sur le bouton « Ajouter un utilisateur »
  • Saisissez les informations personnelles (nom, prénom, courriel, téléphone et éventuellement photo) et droits de l’utilisateur
  • Sélectionnez la/les concession(s) concernée(s)
  • Créer un mot de passe si l’utilisateur revêt un rôle autre que technicien ou auditeur. Le mot de passe doit contenir au minimum une majuscule, un chiffre et un caractère spécial (exemple: “/”).
  • Cliquez sur « Enregistrer »

 

Éditer un utilisateur

  • Cliquez sur « Utilisateurs » dans le sous menu « Configuration »
  • Cliquez sur l’utilisateur concerné
  • Modifiez les champs souhaités
  • Cliquez sur « Enregistrer »

 

Rôles et droits des utilisateurs

Les différents rôles et droits d’utilisateurs respectifs sont les suivants :

 

Gestionnaire de concession

  • Accéder aux différents menus de configuration de l’application
  • Accéder aux différents menus de statistiques de l’application

 

Agent administratif

  • Se connecter à https://www.fleetback.com
  • Créer une nouvelle intervention
  • Envoyer une intervention créer à partir de l’application mobile
  • Consulter l’historique des interventions
  • Accéder à la fonctionnalité CRM/client

 

Commercial

  • Se connecter à https://www.fleetback.com
  • Créer une nouvelle intervention en mode Vente
  • Envoyer une intervention créer à partir de l’application mobile
  • Consulter l’historique des interventions en mode vente
  • Utiliser l’application en mode vente

 

Technicien

  • Utiliser l’application en mode après-vente

 

Auditeur

  • Utiliser l’application Fleetback Oditoo

 

Gestionnaire d’audit

  • Se connecter à https://www.fleetback.com
  • Consulter les Audits complété
  • Créer de nouveaux modèles d’audits
  • Consulter les statistiques d’audits

 

Ajouter un appareil

Dans le menu de configuration, cliquez sur « Appareils » pour lier un appareil.

Vous pouvez aussi visualiser ici la liste des appareils mobiles déjà liés à la concession. Si vous utilisez Fleetback au sein d’un groupe ayant plusieurs concessions, assurez-vous de sélectionner la concession souhaitée.

Sélectionnez le bouton « Ajouter un appareil » pour lier un appareil. Par défaut, l’appareil sera créé pour une utilisation de Fleetback. Si vous souhaitez utilisez Oditoo, sélectionnez-le.

Nommez ensuite votre appareil sans utiliser d’espace entre les caractères.

Un QR code sera généré et affiché à l’écran. C’est ce dernier qui doit être scanné lors du tout premier démarrage de l’application Fleetback sur périphérique mobile.

Statistiques

Le gestionnaire de concession à accès au menu « Statistiques », dans lequel il pourra consulter de nombreuses statistiques en rapport avec l’utilisation de Fleetback.

 

Filtres

 

Période

Vous pouvez filtrer les statistiques par période personnalisée ou prédéfinie.

 

Valeur

Si vous avez accès aux statistiques de plusieurs concessions, vous pouvez également filtrer par valeur. Cliquez sur la valeur selon laquelle vous souhaitez classer les statistiques. Par exemple, « Panier moyen ». Vous pouvez également cliquer sur les flèches correspondantes, afin de classer par ordre croissant ou décroissant.

 

Général

En cliquant sur le nom d’une concession en particulier, vous accèderez aux statistiques détaillées. Celles-ci peuvent être filtrées selon les filtres suivant :

 

 

Predefined period

  • « WTD » signifie « week to date » : de lundi à aujourd’hui
  • « YTD » signifie « Year to date » : du premier janvier de l’année en cours à aujourd’hui

 

Mode (« Tous », « Après-Vente », ou « Vente »)

Vous pouvez filtrer les résultats par mode d’intervention (Vente/Après-Vente) ou sans filtre (Tous).

 

Statut

Selon le statut de l’intervention (« En attente d’envoi », « Envoyé », « Lu », « Répondu », « Clôturée »).

 

Top contributeurs

Vous pourrez ici classer les interventions selon l’utilisateur les ayant réalisées.

 

Médias

Vous pourrez ici classer les interventions selon le nombre de médias contenus.

 

Revenu

Uniquement avec le filtre « Après-Vente ».

 

Réponses

Uniquement avec le filtre « Vente ».

Paiement en ligne

Afin de faciliter la gestion du paiement des interventions réalisées au sein de votre concession, il est possible d’activer l’option de paiement en ligne. Cette fonctionnalité, une fois configuré, permet de proposer à vos clients de payer directement en ligne lorsqu’ils reçoivent des interventions Fleetback (carrosserie, garantie et mécanique) et des rapports de travaux.

 

Configuration initiale

Pour plus de détails concernant les informations affichées et les fonctionnalités disponibles dans Stripe, vous pouvez consulter la documentation officielle (https://stripe.com/docs/dashboard).

Lors de l’activation du paiement en ligne, deux champs sont obligatoires à renseigner : les clés publiques / privées de Stripe. Ces clés permettent de relier les paiements réalisés par vos clients à votre compte Stripe.

Si vous possédez déjà un compte Stripe, vous pouvez trouver ces deux clés depuis votre dashboard, dans l’onglet Developers > API keys. Il vous suffit de les copier et de les renseigner dans les champs correspondant dans Fleetback.

Si vous ne possédez pas de compte Stripe, nous nous occupons de le configurer et de le lier à Fleetback pour vous. Pour cela, envoyez-nous un mail en précisant votre intérêt pour le paiement en ligne et nous vous recontacterons.

Note : Stripe prend une commission sur les paiements réalisés (1.4% + 0.25€ par transaction).

 

Interface

Une fois le paiement en ligne activé et configuré, il sera proposé automatiquement à vos clients.

 

Interventions

Dans une intervention, vous avez la possibilité d’inclure des travaux réalisés et des travaux à réaliser. Lorsque vous envoyez l’intervention au client, il sélectionne parmi cette liste les travaux qu’il souhaite effectuer. Une fois cette sélection faite, il a alors la possibilité de payer en ligne ou en concession.

Afin de réaliser le paiement, il lui suffit de saisir ses informations de carte bancaire.

Une fois le paiement effectué, un bandeau lui indique que la transaction est effective. Il a de plus la possibilité de télécharger la facture correspondant à la transaction.

Dans Fleetback, le paiement en ligne est également clairement indiqué. Un bandeau le signale en haut de la fiche d’intervention, ainsi qu’à coté de chaque travail accepté par le client.

 

Rapport de travaux

Si vous utilisez les rapports de travaux au sein de votre concession, le paiement en ligne s’activera aussi pour ces derniers. Lors de l’envoi du rapport au client il aura la possibilité, comme pour les interventions, de choisir le paiement en ligne ou en concession.

A noter que, si vous importez des interventions dans votre rapport de travaux, les travaux déjà payés sont renseignés avec un coût de 0€.

Comme pour les interventions, le client a la possibilité de télécharger la facture correspondant à la transaction. De plus dans Fleetback, le paiement en ligne est également indiqué par un bandeau en haut du rapport de travaux ainsi que dans la liste de ces derniers.

 

Suivi des paiements

Vous pouvez suivre la liste des transactions depuis le dashboard de Stripe, via l’onglet payements (https://dashboard.stripe.com/payments).

Chaque ligne correspond à un paiement en ligne réalisé par un client. La description affichée correspond au numéro de facturation, récupéré par Fleetback depuis le système de la concession. Vous pouvez cliquer sur une transaction pour obtenir plus de détails sur cette dernière.

Pour plus de détails concernant les informations affichées et les fonctionnalités disponibles dans Stripe, vous pouvez consulter la documentation officielle (https://stripe.com/docs/dashboard).

 

Retraits

Les transactions réalisées sont envoyées sur votre compte Stripe et non pas directement sur votre compte bancaire. Par défaut si nous avons mis en place votre compte, un virement est effectué tous les jours pour transférer le contenu de votre compte Stripe vers votre compte bancaire. Ce dernier regroupera donc les transactions de la journée.

Il est possible de suivre ces transactions depuis l’onglet Balance > Payout de votre dashboard Stripe.

Import / export de médias

Lorsque vous créez ou modifiez une intervention, vous avez plusieurs options concernant les médias:

Vous pouvez ajouter de nouveaux médias enregistrés sur votre ordinateur en les important (bouton « Glissez-déposez vos médias ici »).

Vous pouvez exporter tous les médias relatifs à l’intervention en cliquant sur le bouton « Télécharger tout » et en sélectionnant le format souhaité.

Vous pouvez exporter un seul média en cliquant sur le bouton « Télécharger » symbolisé par une flèche pointant vers le bas en bas du cadre du média.

Vous pouvez également réorganiser l’ordre d’affichage de vos médias en cliquant sur réorganiser. Vous pouvez alors modifier l’ordre en cliquant sur les flèches qui déplaceront votre photo/vidéo.


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